Так вот вы какие «формы»

Серию записей о Hi-tech для юриста  я хочу начать с самой первой программы, которая является нашим помощником в каждодневной работе  – Microsoft Word.  

Да с этой программой мы активно начинаем работать со студенческой скамьи (рефераты, курсовые, дипломные и т.д.) и далее на протяжении всей нашей трудовой деятельности. Но так ли много мы на самом деле о ней знаем? Вы никогда не задавали себе вопрос, если это всего лишь текстовый редактор, то зачем над ним трудиться такое значительное количество ученых из разных областей науки по всему миру, и зачем он претерпел столько изменений (Первая версия была написана Ричердом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году).

Предлагаю Вам обратить внимание на следующую полезную функцию Microsoft Word – формы. Данная функция может быть использована, в том числе при подготовке форм договоров, шаблонов писем, справок и иных любых документов, которые Вы готовите.

Сделаем заготовку текста, с которым мы будем работать, например, возьмем за образец преамбулу договора:

ДОГОВОР № ___

(место заключения) 

(дата заключения)

______________________________________, реквизиты котор___ указаны в разделе
    (указать полное фирменное наименование)

«Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 1», в лице _____________________________________,  действующ ____     на           

                                                                             (должность, Ф.И.О. полностью)

основании ____________________, с одной стороны, и ______________________________________,

                                                                                            (указать полное фирменное наименование)

Реквизиты котор____ указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице ____________________________________________, действующ____ на основании_______________,

                   (должность, Ф.И.О. полностью)

с другой стороны, именуемые в дальнейшем кажд____ в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Согласитесь слишком много пробелов, много отступов, текст не носит той информативности которую мы с Вами хотели в него внести, текст при желании может быть изменен любым пользователем и не факт, что эти изменения будут в лучшую сторону.

Попробуем  подойти к написанию преамбулы договора более творчески, используя эффективные функции Word (далее в рамках данной записи под Word  я буду понимать – Microsoft Word 2003).

Для этого Вам необходимо поставить курсор рядом с вкладкой «Справка» (на любом свободном месте) и нажать на правую клавишу мыши. В появившемся меню выберете вкладку «Формы» нажмите на левую кнопку мыши на ней. В появившемся меню выберем вкладку «Текстовое поле» («ab|»).

Далее заменим все пустые поля «Текстовым полем», для этого выделяем, например «(место заключения)» и нажимаем на вкладку «Текстовое поле». И так повторяем везде, где у нас имеются пробелы.

У нас получилось следующее:

ДОГОВОР № ___

|||||||||||                                                                        |||||||||||

|||||||||||, реквизиты которого указаны в разделе
    (указать полное фирменное наименование)

«Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 1», в лице |||||||||||,  действующего     на    основании |||||||||||, с одной стороны, и

            (должность, Ф.И.О. полностью)

|||||||||||, Реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон»

 (указать полное фирменное наименование)

настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице |||||||||||, действующего на основании |||||||||||,

                                                                                           (должность, Ф.И.О. полностью)

с другой стороны, именуемые в дальнейшем каждые в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Но текст еще не совершенен, существует много пробелов, разрывов, надписей, которые после удаления подчеркиваний зависли в воздухе, давайте воспользуемся еще одной функцией поля, которая даст нам возможность устранить эти недостатки.

На сером фоне формы нажмите на правую клавишу мыши и вберете вкладку «Свойства». В левом нижнем углу появившегося поля вы увидите вкладку «Текст справки», нажмите на нее, вы увидите вкладку «Клавиша F1» , зайдите на нее, выберете «Текст справки»,  здесь сделайте соответствующую запись, например, наше первое поле мы создали на мете надписи «место заключения договора», таким образом, наша первая справка будет содержать указание на то, что в данном поле должно быть отражено место заключения договора, со ссылкой на статью 444 ГК РФ. После того как Вы завершили формирование справки нажмите клавишу «ОК».

Проделайте указанную операцию над всеми вкладками без исключения.  Итак, использую вкладку форма, мы смогли получить, на мой взгляд, красивую и функциональную преамбулу к договору, которая содержит все необходимое для ее заполнения любым лицом, не обладающим специальными юридическими познаниями.

ДОГОВОР № ___

|||||||||||                                                              |||||||||||               

|||||||||||, реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуемые в дальнейшем «Сторона 1», в лице  |||||||||||,  действующего  на   основании |||||||||||, с одной стороны, и

 ||||||||||| ,реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице |||||||||||, действующего на основании |||||||||||,

с другой стороны, именуемые в дальнейшем каждые в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Не забудьте сделать яркую сноску о том, что все поля вашей формы содержат скрытые подсказки, для вызова которых необходимо только нажать на клавишу F1  в том месте, в котором у пользователя возникнет сложность в заполнении.   

После того как все сделано нажмите вкладку защитить форму (выглядит она как желтый маленький замок).

Помните, чтобы Ваш пользователь, заполняя форму, не должен столкнулся с тем, что какое-то поле не содержит подсказки. В противном случае он может начать отвлекать Вас от важных задач, которые Вы выполняете.

Если у Вас возникли вопросы в реализации описанной в настоящей записи функции пишите, я постараюсь ответить на них.

В закладки!

Комментарии (5) на «Так вот вы какие «формы»»

  1. Евгений:

    Владимир, а ты не знаешь, как можно еще защитить документ, созданный в WORD.
    дело в том, что твой способ защиты от записи просто ИГНОРИРУЕТСЯ свообдным текстовым редактором open office.

  2. Vladimir Grinko:

    Евгений, приветствую.

    Благодарю за вопрос.

    Относительно использования Openoffice, да действительно, в случае если Вы используете простую защиту формы, которая описана в записи, вы сможете открыть документ без проблем в указанном редакторе и изменить ее, однако, вы ее не сможете сохранить ни в формате Word 2003, ни в формате Word 2007, и все фишки связанные с использованием форм в новом документе будут потеряны (он потеряет свою уникальность).

    Для защиты формы документа таким образом, чтобы ею вообще нельзя было пользоваться в Openoffice, рекомендую использовать режим шифрования (обычная функция Word) перед сохранением документа.

    По поводу дополнительных способов защиты, таких как режим ограниченного редактирования, «водяные знаки в документе» и т.п., которые позволяют защитить документ даже от сканирования, я постараюсь подробно рассказать в отдельных записях в ближайшее время.

  3. Алексей Изместьев:

    Приветствую, Владимир. Сам над этой проблемой думал раньше, так что статья в тему! Вот еще бы образец получившегося на сайт выложить, для наглядности, было бы хорошо!

  4. Альберт Фатихов:

    Добрый день, Владимир!
    Содержательно по поводу создания заготовок для шаблонных документов. А вот как бы их массивом защитить? Так чтобы каждому можно было дать доступ только в нужной части. Знакомый что-то объяснял про хранилище документов на сайте Майкрософт. Но не запомнил. Видимо не так содержательно было….

  5. Vladimir Grinko:

    Альберт, добрый день!

    Благодарю за вопрос!

    Для качественного ответа прошу сделать уточнение, Вас интересует архив документов, в который бы имели доступ строго определенный перечень лиц, или Вас интересует архив документов в котором к каждому документу имеет доступ любой пользователь, но читать и удалять могут только определенные Вами работники.
    Что касается хранилища документов на ресурсах Microsoft, такое действительно имеется, в ответе на Ваш вопрос я постараюсь описать, как это работает, но сразу оговорюсь, к данным документам будут иметь доступ также и работники Microsoft. В случае если Вы планируете хранить на данном ресурсе информацию, имеющую для Вас ценность, то это сопряжено с определенными рисками.
    Вообще для Вас может быть в значительной степени полезен такой инструмент как Microsoft SharePoint.

Добавить комментарий

Загрузить файлы

Вы можете включить изображения или файлы в свой комментарий, выбрав их ниже. После того, как вы выберите файл, он будет загружен и ссылка на него будет добавлена в комментарий. Вы можете загрузить столько изображений и файлов, сколько вам нужно. После того, как вы выберете файл, он будет загружен и ссылку на него будет добавлена в комментарий. Вы можете загрузить столько изображений и файлов, как вам нужно, и они будут добавлены в Ваш комментарий.