Уважаемые Коллеги!
Представляю Вашему вниманию интереснейшую публикацию юриста крупнейшего Энергетического Холдинга России, Никиты Райдера!
Данная публикация продолжает серию публикаций, посвященную работе юриста в программе Microsoft Excel!
База локальных нормативных актов компании.
Все юридические отделы крупных компаний, в особенности имеющих холдинговую структуру, обязательно сталкиваются с множеством локальных нормативных актов, которые руководят как деятельностью самих юристов, так и деятельностью иных структурных подразделений компании.
Единственной схемой работы с руководящими документами которую я встречал, в контексте необходимости их систематизации, была подшивка их в папку – регистратор, в лучшем случае с рубрикатором, или приложенным алфавитным указателем.
Когда я приступил к исполнению должностных обязанностей на новой работе, на которой работаю в настоящее время, первая проблема с которой я столкнулся – было отсутствие единой базы руководящих документов.
Приказы и распоряжения в распечатанном виде аккуратно располагались на столах сотрудников, при этом никто не мог сказать точно сколько таких документов вообще, какие из них действуют, не говоря уже о том, что полного перечня в одном месте собрано не было в принципе.
Выход из ситуации был найден довольно простой. Я создал в Excel интерактивный список локальных нормативных актов компании. Плюсами данной идеи явились: простота технического исполнения, возможность поддержания всего массива документов системе и упорядоченности, возможность предоставления одновременного доступа к данной базе неограниченному кругу пользователей.
Описание
Все документы разделены по нумерованным категориям (1). Например «Исковая работа», «Договорная работа», «Справочная информация» и пр. Напротив каждого номера и наименования категории находится кнопка «Открыть» (2), которая является ссылкой на определенный лист в данной книге Excel (6).
В нижней части экрана расположен раздел, условно названный «Обзор значимых обновлений»(4). В нем, в хронологической последовательности, располагаются данные об изменениях в списке документов – добавление, удаление, изменение и пр. Так же, оказалась полезной практика размещения каких либо объявлений в свободной форме (3). В части «Обзора значимых обновлений» (5) номер раздела, для удобства пользователя, одновременно является ссылкой на сам раздел.
При активации (нажатии) одной из кнопок (1) происходит переход по ссылке на другой, соответствующий разделу, лист книги.
(Рис. 1)
В открывшемся окне вкладки (Рис. 2) видим наименование раздела (1). Все данные о документе размещены в виде пяти столбцов: «уровень документа» – каким органом издан приказ, распоряжение и пр. – на уровне холдинга, управляющей компании, либо управляемого общества., «Вид документа» – приказ, распоряжение, служебная записка.., «№», «Дата» и «Наименование документа».
Для того, чтобы открыть необходимый документ, необходимо так же активировать кнопку «Открыть» (3). В данном случае, кнопка «Открыть», будет ссылаться на файл в формате, Word, Excel, Acrobat и любые другие форматы. Если есть необходимость разместить какую либо специальную программу, как в данном случае, или какую либо ссылку на ресурсы сети Интернет, есть смыл выделить данный пункт отдельно.
В нашем случае, для запуска специальной программы, предусмотрена кнопка «Запуск» (2). В этом же вкладке я предусмотрел отдел для Утративших силу документов по тематике раздела и важные сведения, в частности о последней действующей Учетной ставке ЦБ. (4). Для упрощения навигации, предусмотрена кнопка «Назад», возвращающая к стартовому окну (5).
(Рис. 2) 
Техническая раеализация
В принципе, как видно из приложенного описания, создать подобный список не представляет особой сложности, кроме того, для удобства пользователей я приложил исходные материалы в форматах совместимых с Excel 2003 / Excel 2007.
Считаю важным остановиться буквально на нескольких моментах.
Во первых, все ссылки на документы должны быть относительными – т.е. ссылаться на документ расположенный в папке с самим файлом Excel или в папках уровнем (ями) ниже., так как это позволит продолжать использовать ссылки на документы вне зависимости от того куда перемещена сама эта папка в пределах компьютера или даже сети. По умолчанию, ссылки на документы, расположенный в той же папке, что и сам исходый файл Excel становятся относительными.
Во вторых, для того чтобы избежать повреждений «Списка» и сопутствующих файлов рекомендую после публикации (размещения) ее в общем доступе, устанавливать на все файлы атрибут «Только чтение». Логично базу документов, которую Вы разрабатываете, хранить только в Вашем личном доступе, а атрибут «Только для чтения» устанавливать после переноса всего массива на общедоступный ресурс для использования иными пользователями.
Исполненная в Excel, данная «оболочка» предоставляет широкие возможности энтузиастам для стилистической и дизайнерской обработки, кроме того, занимает на диске не более 100 – 200 Килобайт, и соответственно не требовательна к ресурсам оперативной памяти.
Рад буду прочитать и ответить на Ваши комментарии, предложения, вопросы, критику.
С уважением,
Райдер Никита.
Popularity: 19% [?]
Метки: Excel для юристов, База ЛНА, База приказов и распоряжений, Оптимизация работы юриста, Райдер Никита