Оптимизация работы с типовыми формами договоров!

Коллеги!

Представляю Вашему вниманию материал  по вопросу использования в работе юриста программы Excel, подготовленный опытным практикующим юристом  АЛЕКСЕЕМ  ИЗМЕСТЬЕВЫМ.

Алексей Изместьев занимается практической деятельностью более 10 лет, имеет ученую степень  — кандидата юридических наук.

В настоящее время занимает должность — Начальник отдела договорно-правовой работы ОАО «ТД «КОПЕЙКА».

Оптимизация работы

с типовыми формами договоров внутри организации

с помощью Microsoft Office Excel

 Ч. 1 «Сказка о потерянном времени»

Как известно, значительный объем договорной работы многих крупных организаций занимает работа с собственными типовыми формами договоров.

 Чем крупнее организация, чем большую долю рынка в своей сфере она занимает, тем большую долю договорной работы составляют ее собственные типовые формы.

К созданию таких типовых форм договоров с целях оптимизации договорной работы рано или поздно приходят руководители юридических служб практически каждой компании, однако, создание и утверждение типовых форм договоров по основным направлениям деятельности далеко не всегда приносит желаемый результат.

 Введение типовых форм зачастую не приводит к резкому сокращению трудозатрат юристов организации в связи с тем, что унифицировав содержание договоров, в организации не изменяется порядок согласования таких договоров, а так же не в полной мере используются доступные технические средства и программное обеспечение.

 Ознакомившись с предложенными автором сайта «Hi-tech в работе юриста» идеями по созданию типовых форм договоров в формате Microsoft Word и их защите от изменений, а так же с идеей создания типовых форм исковых заявлений в Microsoft Excel, я хотел бы обратить внимание посетителей сайта еще на один способ автоматизации процесса заполнения и согласования типовых форм договоров.

 Как человек, имеющий достаточно большой опыт согласования типовых форм не подлежащих изменению, я могу смело сказать, что при правильном распределении ответственности среди оформляющих и согласующих договор служб, у юристов компании нет необходимости проверять договор (оформляемый в компании) на наличие внесенных несогласованных изменений.

 Как правильно указывал один из наших коллег в своих комментариях к статье о защите текста договора от изменений в формате Microsoft Word («Огласите весь список, пожалуйста»), если конкретный исполнитель, обладающий средним уровнем владения компьютером задастся целью внести такие изменения, он их внесет, вне зависимости от режимов защищенности документа.

 Если данные изменения не будут внесены при согласовании документа в электронном виде, то они будут внесены в печатный вариант документа при подписании. В конце концов, при необходимом уровне заинтересованности, документ может быть просто набран заново.

 В связи с вышеизложенным, при определении порядка согласования договоров, наиболее эффективным является определение, что ответственность за тождество пунктов договора, не подлежащих изменению в типовой форме, форме типового договора лежит на исполнителе, ответственном за оформление договора.

Таким образом, во-первых, любые действия по изменению текста договора исполнитель, оформляющий договор, будет делать под свою личную ответственность (фиксация ФИО исполнителя, оформляющего договор в листах согласования или в электронных системах согласования является общей практикой и отдельно писать об этом не стоит), во-вторых, юристы при таком распределении зон ответственности не вынуждены тратить свое время на механическое сверение текстов. Соответственно, юридическая служба компании освобождается от обязанности осуществлять мероприятия, функционально более близкие службе безопасности.

 Выяснять мотивы прямого умышленного нарушения локального нормативного акта организации (необходимость утверждения типовых форм локальным нормативным актом за подписью руководителя организации, я надеюсь, для всех является тоже очевидным) это все-таки не компетенция юридической службы.

 Оговорюсь сразу, что описанный мной механизм:

  1. не работает в отношении компаний, где оформление всех договоров входит исключительно в компетенцию юристов;
  2. может эффективно распространяться на разграничение зон ответственности в процессе оформления и согласования договоров между всеми службами, ограничив ответственность и, соответственно, обязанность юристов выверять правильность сумм в договоре, применимых в организации налоговых режимов и т. д.

С учетом описанного мной выше распределения зон ответственности, применяемого, в частности в компании «КОПЕЙКА» на протяжении 3х лет, у юристов договорного отдела большую часть времени проверки типовых договоров занимает не сверка текстов, а поиск и проверка разделов типового договора, подлежащих заполнению.

Причем, зачастую, больше времени занимает именно поиск всех пунктов. Особенно, когда договор согласовывается в печатном виде и переход от раздела к разделу автоматически не возможен. Умножив эти трудозатраты на количество сотрудников, участвующих в согласовании договоров, и на количество самих договоров Вы увидите, что это не один десяток человекочасов (т. е. зарплат «лишних» сотрудников).

 Опять же, обращаясь к практике работы с типовыми формами, я по своему личному опыту могу сказать, что не малая доля ошибок в оформлении типовых договоров это пропуски или внесение не правильных или не согласующихся с иными пунктами договора данных, т. к. исполнители так же вынуждены заново просматривать весь текст договора.

 При этом, чем подробнее форма типового договора, тем более актуальна данная проблема. Сначала «маленький типовой договор» на 30 – 40 страниц просматривает исполнитель, потом сотрудники еще 5-6 (а то и 10 служб), при том, что сотрудников отдельных служб интересует в договоре всего 1 пункт (находящийся в зоне его ответственности).

Вторым эшелоном идут сотрудники, занимающиеся внесением уже зарегистрированных договоров в базу данных компаний. Вам наверняка известно, что все без исключения современные программы бухгалтерского учета (будь то SAP, С1, Галактика, Флагман и т. д.), предполагают возможность для учета обязательств по договору оформлять карточку договора, содержащую как раз «переменные» пункты (вносить остальные данные вручную просто нет смысла, т. к. достаточно просто завести один раз шаблон карточки под каждый вид типового договора). В свое время (2002, 2003 годы), когда данный процесс только начинался, я занимался организацией работы по ведению базы договоров в программах бухгалтерского учета в ряде крупных организаций и именно необходимость «поиска» данных в теле больших договоров занимал значительную часть времени. Соответственно, можно смело увеличить количество «потраченных человекочасов» на еще одного исполнителя, и не редко, это так же компетенция юридических служб.

 Ч. 2. «Что делать?»

 Так вот, возвращаясь к техническим возможностям обычных офисных программ и их возможности по оптимизации договорной работы. Программа Microsoft Excel позволяет создать систему согласования переменных данных типовых договоров, сокращающую трудозатраты на анализ всего текста договора.

 Для этого мы просто переносим текст нашего типового договора в формат документа Microsoft Excel таким образом, чтоб все переменные данные находились в отдельных ячейках. Этот лист книги Excel назовем «Договор». Создаем второй лист в документе, который назовем «Карточка».

В листе  «Карточка» делаем 2 столбца, в первом, наименование позиции (пункта), во втором, значение.

Получается своеобразная анкета.

Для отдельных ситуаций можно в ячейке ответа сделать выпадающее меню значений или логическое ограничение, не позволяющее внести заведомо неправильные данные.

Ячейкам «ответов» удобнее присвоить имена (Меню «формулы», «присвоить имя» для Excel 2007). Имена лучше присваивать для данной книги Excel, т. ч. имя для страницы не будет работать, имя для всех книг вызовет необходимость вести общий реестр имен для всех типовых договоров.

На листе «Договор» ячейкам переменных данных задаем формулу «=» + имя соответствующей ячейки ответа.

Лист «договор» и ячейки «вопросов» на листе «карточка» защищаем от изменений. В листе «карточка» помимо вопросов и ответов можно сделать ячейки с комментариями по заполнению, т. к. контрагент эту «карточку» все равно не увидит, она исключительно для внутреннего пользования.

В результате использования двух приемов: 1. правильного распределения ответственности и 2. использования возможностей Microsoft Excel проверка типовой формы договора сводится к просмотру «карточки» договора.

 Ч. 3 «Вкалывают роботы, счастлив человек»

Какие плюсы мы получаем от использование Microsoft Excel по сравнению с Microsoft Word?

 Первым плюсом является появление более «дружелюбного интерфейса». Отвечать на четко поставленный вопрос всегда проще чем догадываться, что имел ввиду автор договора, оставляя пробел. Microsoft Excel естественно не является вершиной этой «дружелюбности интерфейса», но на мой взгляд. Это первая попытка перехода от «ручного» заполнения с использованием общедоступного ПО.

 Вторым, уже частично описанным выше плюсом является экономия времени. При чем, экономия времени достигается не только из-за компактного размещения всех пунктов, куда данная информация должно вноситься, но и за счет того, что дублирующаяся по тексту информация (шапки, реквизиты, даты суммы и т. д.) будет вписываться один раз и автоматически копироваться во все элементы договора.

Помимо экономии времени это так же сокращает количество мест для описок. Кроме того, Microsoft Excel это «умная» программа, а значит, при задании правильных формул отдельные ячейки могут заполняться автоматически. Например: Строка договора о цене «Общая сумма настоящего договора составляет ____ рублей без НДС, размер НДС ___% составляет _____ рублей, Итого с НДС ______ рублей» заполняется ответом на 2 вопроса: 1. Общая сумма договора без НДС; и 2. Ставка НДС (выпадающим списком); остальные пункты программа рассчитает и заполнит самостоятельно. Так же самостоятельно Microsoft Excel может рассчитывать графики в датах при постоянной или заданной продолжительности периодов.

Третьим плюсом, о котором я уже упоминал вскользь, является возможность задания вариантов ответов (выпадающего списка) и ограничений (например, не возможность установить в ячейке данные, превышающие контрольные показатели (например, для торговых сетей не возможность установить размер вознаграждение за поставку согласованного количества товара по договорам поставки продуктов питания более 10% (как это прописано в Законе о гос. регулировании торговой деятельности)).

Такие ограничения будут уже не стадии заполнения предотвращать некоторые ошибки (умышленные и случайные), а значит, экономить время на возврат документов и их повторное согласование.

 И в заключение, я хотел бы сказать еще об одной особенности использования типовых форм договоров закрытых для изменения и Microsoft Excel.

Одним из основных гарантов исполнения любого нормативного акта государственного или локального (в нормальном европейском обществе) является удобство и понятность этого исполнения. Какой бы идеальной не казалась Вам на момент утверждения Ваша типовая форма, обязательно найдутся контрагенты, которые захотят внести в нее какие-либо изменения.

Причем, в моей практике попадались такие юристы серьезных и уважаемых организаций, для которых принципиальным было не содержание изменения, а само желание изменения внести, хоть что, лишь бы проявить «стойкость» своей позиции.

Соответственно, утверждая типовые формы договора и закрывая их для изменений одновременно необходимо создать удобный и понятный  механизм создания протоколов разногласий к договорам. Иначе все благие начинания выльются в массовое недовольство конкретных исполнителей и волевое решение руководства прекратить любые попытки технической модернизации.

 О том, как в рамках той же книги Microsoft Excel создать возможность для составления протоколов разногласий, а так же иных, связанных с договором документов (например, претензионных писем) я хотел бы написать в следующий раз.

В закладки!

Метки: , , , , ,

Комментарии (11) на «Оптимизация работы с типовыми формами договоров!»

  1. Vladimir Grinko:

    Алексей Изместьев, в дополнение к записи, предлагает Вам ознакомиться с примером практической реализации части информации, изложенной в Записи.

    Скачать файл можно по ссылке:

    http://grinko-vladimir.ru/wp-content/uploads/2011/02/ПРИМЕР.xlsx

  2. Сергей:

    Большое спасибо, коллеги!
    Ознакомился с идеей и примером ее реализации. Что-то подобное приходило в голову, да только наше руководство сторонится любой возможности «снять ответственность» (как оно это себе представляет) с юриста:)
    Единственный пока видимый минус предложенной технологии — слабые возможности по форматированию текста в Excel, что делает распечатанный договор кучей «букав», раскиданных по странице, и может несколько затруднить восприятие.
    Есть ли способ переносить заполненные блоки текста в лист книги без потери «внешнего вида»?
    Немного покопавшись в программе, нашел кое-что: функция вставки объекта Microsoft Word (Вставка-Объект-Документ Microsoft Word).
    Может быть окажется полезным:)
    Спасибо.

  3. Изместьев Алексей:

    Сергей, спасибо за комментарий и за подсказку.
    По поводу форматирования текста в Excel, я думал над этой проблемой и нашел для себя 2 решения: 1. это форматирование постоянного текста договора с использованием большего количества колонок, комбинируя и объединяя ячейки по необходимости. Это конечно потребует чуть большего времени, но в итоге текст получится более ровным и красивым. 2. вынос переменных частей текста в отдельные строки. В результате, вне зависимости от количества символов в переменной части, остальной текст договора у вас точно не поплывет.
    Вообще, по форматированию текста договора я встречал 2 позиции, первая наиболее характерна юристам не имеющим практики работы с международными договорами. Эти юристы очень часто путают привычную юридическую практику с нормой закона и категорически не приемлют иного изложения. Вторая часто встречается у юристов, активно работающих с контрактами, составленными за границей и основанными на иной практике изложения текста договора. Так например, у меня перед глазами IT контракт с крупной компанией из Нидерландов. Внешне на обычный договор абсолютно не похожий, состоящий из ячеек и соподчиненных структур, но содержащий все необходимые по Российскому праву элементы и, соответственно, юридически действительный.

  4. Изместьев Алексей:

    По поводу изменения заон ответственности при согласовании типовых договоров. Это действительно сложный процесс, поскольку он часто уперается в изменение взгляда на юридическую службу и процесс согласования договоров. Решать, более или менее успешно, его предстаит каждому начальнику юридической службы самостоятельно, с учетом личных взглядов руководства компании, но могу подсказать несколько аргументов или приемов:
    1. Вовремя поднимайте вопрос. Данный вопрос стоит обсуждать тогда и в том случае, когда Ваша служба действительно завалена работой и перед руководством организации стоит выбор между увеличением ее штатной численности (соответсвенно: ФОТ, организация рабочих мест и т. д.) и оптимизацией процесса. При такой постановке вопроса и Вашему руководителю, и Вам выгоднее второе. Руководитель, понятно — экономит деньги. В чем ваша выгода (а это тоже надо озвучить)? Ответьте себе, нужен ли Вам в службе не слишком высоко оплачиваемый (а соответственно, не слишком квалифицированный) юрист для выполнения никому не нужной работы?
    2. У Вас есть союзники. И как ни странно, этими союзниками будут именно те, на кого перейдет ответственность. Их выгода — ускорение процесса согласования договоров. Им не нужен договор, им нужен результат (поставка, услуга, работа) который появится после подписания договора, значит, чем быстрее будет офрмляться договор, тем быстрее они получат результат. Заручитесь их поддержкой.
    3. Ссылайтесь на авторитетов. Чем больше успешных и прогрессивных компаний в Вашей сфере реализует (хотя бы частично) данный или похожий механизм, тем проще будет остальным. А вот о том, кто, как и что реализоовал, об этом Вы можете узнавать на данном сайте и на других сайтах, объединяющих прогрессивных юристов.
    И пожалуйста, пишите в комментариях о своем опыте применения предлагаемых технологий. Этим Вы помогаете сделать наш мир лучше!

  5. Сергей:

    Алексей, большое спасибо за ответы!
    Особенно понравилась идея № 2 по форматированию текста в Excel.
    По поводу зон ответственности — будем думать:)

  6. Сергей:

    Коллеги!
    Есть предложение — создать суперформу договора, состоящую, скажем из двух анкет, в одной изменяемые условия договора (вписываем в окошки нужные буковки и циферки), в другой — куча изменяемых типовых пунктов (в составе которых, в т.ч., могут быть и изменяемые условия из первой анкеты) и где нужно поставить галочки напротив пунктов, которые вы бы хотели видеть в договоре. Как результат — договор-конструктор из типовых неизменных условий, изменяемых условий и типовых изменяемых (варьируемых) пунктов. Все, видимо, делаем в Excel.

  7. Изместьев Алексей:

    Сергей, мысль конечно интересная, но сложно реализуемая. Во-первых, в каждом договоре есть система перекрестных ссылок. Во-вторых, все пукты должны быть по своему содержанию согласованы, иначе мы вместо договора получим набор пунктов. В-третьих, делигирование полномочий по формированию текста большей части договора исполнителям опасно. Никто не знает, что там исполнитель соберет. В-чертвертых, теряется смысл использования типовой формы — читать только перемменные пункты.
    Ну и в-пятых, мы получаем неоправдоно сложную в использовании систему. «Совместить пылесос с холодильником конечно весело, но только или в нем продуктов будет мало помещаться, или пылесосить будет не удобно.»
    Смысл идеи, сделать интерфейс написания договора настолько простым и понятным, чтоб им без ошибок мог пользоваться каждый.

  8. Сергей:

    Алексей, спасибо за ответ!
    Во многом согласен с приведенными аргументами, но в качестве хобби я постараюсь что-то соорудить:)
    Если получится, опробую на своих договорниках, отпишусь…

  9. Изместьев Алексей:

    Конечно стоит попытаться. Практически все свежии идеи и новые подходы считались бессмысленными, а потом приносили миллионы!!!

  10. ….When you want to move data from a Microsoft Office Word table to Microsoft Office Excel you can avoid having to retype that data by copying it from Word directly into Excel. When you copy data from a Word table into an Excel the data in each Word table cell is pasted in an individual cell on the worksheet…ImportantAfter pasting the data you may have to clean it up so that you can take advantage of the calculation features in Excel. ….NoteExcel pastes the contents of each Word table cell into a single cell.

  11. Бородин Олег:

    Доброго дня коллеги!
    Сразу скажу минус (может быть я заблуждаюсь?): Эксель ограничен в пространстве.
    Хорошо если «генеральный директор» у нас действует на основании «Устава» (ячейка нужна не более 2 см), а если это «Управляющий Орловским Филиала Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка и Василек вместе веселей»" и действует он на основании «нотариальной доверенностью зарегистрированной нотариусом Шаблыкинского округа за регистрационным номером 4556 от «23″ марта 2010 года»

    Есть интересный инструмент в Word 2010
    Откройте Word 2010 — создать — визитные карточки и выберите «стандартные визитные карточки (бумага Avery).

    Если внесете изменения в одном месте визитной карточки, то они пропишутся сразу в остальных.
    По аналогии, создаем первый лист в ворде с нужными нам данными и они сразу вставятся в остальных полях.

    Вставка -> Экспресс-блоки -> свойство документа -> Примечания

    Вставляем в два разных места и проверяем.
    Правда в стандартных наборах word по такой схеме работают «примечания» и еще один элемент (не помню его). Но есть плагин, который позволит вставлять разных элементов без ограничений.

Добавить комментарий

Загрузить файлы

Вы можете включить изображения или файлы в свой комментарий, выбрав их ниже. После того, как вы выберите файл, он будет загружен и ссылка на него будет добавлена в комментарий. Вы можете загрузить столько изображений и файлов, сколько вам нужно. После того, как вы выберете файл, он будет загружен и ссылку на него будет добавлена в комментарий. Вы можете загрузить столько изображений и файлов, как вам нужно, и они будут добавлены в Ваш комментарий.