Создатель сайта «Правовые аспекты энергоснабжения»  -  Жанэ Азамат Давлетович

Интернет-проект «Правовые аспекты энергоснабжения» задуман в качестве универсального ресурса, представляющего собой систему комплексного информационно-правового обеспечения специалистов отрасли.

В этих целях на сайте сформирована актуальная дискуссионная площадка (форум), регулярно пополняется банк аналитических статей, экспертных мнений, судебных обзоров, ведется новостная лента. 

Так же актуализируется каталог правовых семинаров и юридических фирм, специализирующихся в сфере правового сопровождения вопросов энергетики.

Кроме того, проект предоставляет возможность поделиться с коллегами полезной информацией (актом правоприменительного органа, ссылкой на интересный интернет-ресурс и др.), получить экспертное заключение партнеров проекта, разместить вакансию/резюме.

Если Вам нравится сайт «Правовые аспекты энергоснабжения», Вас устраивает степень его информативности, то прошу отдать голос за него – ЗДЕСЬ!

Я считаю, что подготовить качественную презентацию – это мастерство, которым должен обладать каждый руководитель юридической службы.

Однако в повседневной работе, подготовив даже очень качественную презентацию, мы не всегда  можем выделить достаточно времени для сбора аудитории и осуществления публичного выступления.

Отсутствие времени заставляет нас направляnm ее по почте нашим коллегам, контрагентам, и в этом случае инструмент озвучивания Вашей презентации, описанный в данной записи,  может быть очень Вам полезен.

Данный инструмент поможет, в т.ч., правильно донести информацию до конечного пользователя.

Итак, приступим:

Для того? чтобы приступить к озвучиванию презентации Вам необходимы:

1. Микрофон;
2. Наушники.

Прежде чем приступить к озвучиванию презентации Вам необходимо совершить два важных действия:

1. Подготовить презентацию, с которой мы будем работать;
2. Подготовка текст (для каждого слайда), который мы будем озвучивать.   

Со способами, инструментами и «хитростями» подготовки качественной презентации Вы можете подробно ознакомиться на  сайте Алексея Абакшина «Креативная юриспруденция».

От себя скажу, что, в любом случае, каждый человек, который приходит послушать Вашу презентацию должен понимать, что он получит за то, что пришел и потратил свое время на ознакомление с ней.

И если один из первых слайдов Вашей презентации сообщит ему о тех плюсах, которые он получит от ее прослушивания, его внимание будет более сконцентрированным и Ваш труд, потраченный при подготовке презентации, не пропадет.

При подготовке эффективной презентации рекомендуется использовать предельно простые слова и предложения, и обеспечить  адекватный объем презентации.

В данной записи я предложу вам 2 способа создания озвученной презентации:

СПОСОБ № 1

Открываем презентацию, созданную в редакторе Power Point. 

Для примера я буду использовать слайд из своей презентации, посвященной РДР.  

Для озвучивания данного слайда нам необходимо зайти в меню «Вставка» и навести курсор на кнопку «Звук», в появившемся меню выбрать функцию «Записать звук»

После того, как мы выбрали указанную выше функцию, мы можем приступать к записи  информации для данного слайда:

  Записываем текст для слайда.

После того, как Вы записали весь необходимый для данного слайда текст, сделайте перерыв, отвлекитесь ненадолго. Затем сядьте за компьютер  и повторно прослушайте запись:

При прослушивании записи ответьте на следующие вопросы:

1. Устраивает ли Вас интонация, с которой вы осуществили запись;
2. Отсутствуют ли посторонние шумы на записи;
3. Нет ли длинных необоснованных пауз.

Если Вас все устраивает, нажимаем кнопку «ОК».

На слайде появился желтый знак «звука».

Теперь нам необходимо осуществить настройку звука в презентации. Для этого заходим в меню «Параметры» «Работа со звуком».

Осуществляем настройку:

1. «Воспроизведения звука»  – устанавливаем  параметр «Автоматически»;
2. «Скрыть при показе» – настраиваем путем установления соответствующей отметки (галочки);
3. «Уровень громкости» – рекомендую поставить «Средний»;
4. «Упорядочить» – устанавливаем параметр «На задний план».   

После того как мы озвучили необходимые слайды презентаций, рекомендую сохранить ее в формате «Представление». Этот формат обеспечивает моментальный показ слайдов при запуске презентации.

Таким образом, используя функции Power point, мы можем создавать качественные и эффективные презентации, которые помогут донести до пользователя информацию, а также обеспечить ее правильную подачу в те моменты, когда Вы не имеете возможность презентовать ее лично.   

СПОСОБ № 2

Данный способ позволяет в итоге получить не просто презентацию, а создать мини-видео ролик, в котором будут совмещен звук, а также записаны действия, которые мы совершаем на экране.

Для реализации данного способа подготовки презентаций нам понадобится:

1. Микрофон;
2. Наушники;
3. Специальный программный продукт (я рекомендую «Comtasia studio»).

Минус данного способа подготовки презентаций в том, что данный программный продукт является платным, Вы можете его протестировать в течение месяца совершенно бесплатно скачав дистрибутив с официального сайта:

 http://www.techsmith.com/download/camtasiatrial.asp   

Если у Вас имеются вопросы по подготовке эффективных презентаций, буду рад ответить на них.

Если у Вас имеются предложения или наработки, связанные с подготовкой эффективных презентаций, эффективных публичных выступлений, с удовольствием размещу их на сайте и поучаствую в обсуждениях.

Речь в данной записи пойдет о «Листе визирования», как я его называю, или листе согласования, как его именуют в большинстве компаний.   

Я придерживаюсь исключительного мнения, что юрист – это последнее звено согласования договора. Недопустимо чтобы юрист согласовывал договор до того, как договор пройдет согласование со всеми иными согласующими подразделениями Общества.

Важно оговориться, что итогом согласования договоров должна быть виза согласующего лица, отсутствие визы автоматически снижает степень ответственности согласующих лиц и увеличивает наступление неблагоприятных последствий для Компании.

Прежде чем перейти к описанию и функциональному наполнению Листа визирования, предлагаю обсудить, что мы хотим видеть в данном листе и для чего именно эта информация там должна присутствовать.

Для того, чтобы нам выявить эти данные, предлагаю Вам  ответить на следующие вопросы:

1)      Цель подготовки Листа визирования?

2)      Задачи, которые решаются посредством использования Листа визирования?

Прежде чем приступить к подготовке Листа визирования, предлагаю Вам взять лист бумаги и разделить его на 3 графы:  

1. Графа   –  наименование согласующего подразделения.

Перечислите все согласующие подразделения, которые задействованы в процедуре согласования договоров в Вашем Обществе. 

2. Графа -  срок согласования

Укажите срок, который установлен каждому согласующему подразделению для осуществления процедуры согласования.

3. Графа – причины участия данного подразделения в согласовании договоров.

Перечислите минимум 3 задачи, которые решает каждое из перечисленных согласующих подразделений при согласовании проектов договоров.       

Таким образом, перед нами получилась картина, которая отражает реальную ситуацию в процессе согласования договоров в Вашем Обществе.

Лист визирования или визовый штамп?

Давайте обсудим вопрос о необходимости создания листа визирования как отдельного документа, когда в Обществе существует такой механизм как «визовый штамп» или его аналог, подпись всех согласующих лиц в углу на проекте договора.

По моему мнению, «визовый штамп» и подписи на каждом листе проекта договора всех согласующих подразделений является не очень эффективным способом организации работы.

В рамках данной записи приведу следующие доводы в подтверждение своей позиции:

1)      «Визовый штамп» располагается на проекте договора, экземпляре Общества, в нем может содержаться замечания, в том числе которые не нашли решения в тексте проекта договора.

При проведении проверок со стороны государственных органов информация, содержащаяся в «Визовом штампе», могут быть использована во вред Обществу.

2)      Визовый штамп менее функционален, чем Лист визирования.

Если у Вас есть доводы в подтверждение или опровержение  моей позиции, буду признателен если Вы отразите их в комментариях к данной записи.

Лист визирования и злоупотребления.

Ни для кого не секрет, что иногда лица, инициирующие заключение договоров от имени Общества преследуют только свои интересы, а не интересы Общества.

В связи с этим, я предлагаю с помощью Листа визирования сделать еще один шаг навстречу службам безопасности в их работе и предусмотреть в тексте Листа визирования соответствующие условия, направленные на  предупреждение и профилактику таких злоупотреблений.  

Например, предусмотрим в Листе визирования следующие формулировки:

Ставя свою подпись, я подтверждаю и гарантирую, что:

1)      Не имею личной заинтересованности в данной сделке;

2)      Данной сделкой преследую только соблюдение интересов Общества.

Лист визирования = мини РДР

Собирая в единое цело то, что у нас получилось, мы должны помнить и еще об одном важном аспекте, Лист визирования не может существовать в отрыве от правил, которые Вы задаете в регламентирующих документах, направленных на упорядочение договорной работы в Обществе (РДР).

Лист визирования, по возможности должен включать в себя максимально важные показатели, и строиться таким образом, чтобы позволять принять единственно правильное управленческое решение.

Если говорить простыми словами:

 Лист визирования    =   панель приборов Вашего «договорного автомобиля»

РДР – техническое и электронное наполнение «договорного автомобиля» скрытое под капотом.

Теперь постараемся, используя получившуюся «картину» и ответы на поставленные вопросы, создать эффективный инструмент управления рисками в Обществе. 

У меня получилось 7 ключевых показателей, которые мы должны включить в Лист визирования:

Очень важно предусмотреть в Листе визирования сроки, которые согласующие подразделения обязаны  соблюдать при согласовании.

Давайте разделим получившиеся данные на 3 блока:

Блок 1 

1)      Наименование документа;

2)      Полномочия контрагента;

3)      Деловая цель сделки;

4)      Цена сделки;

Блок 2

1)      Визовый штамп;

1.1.  Наименование подразделений (из первой таблицы с 3 графами)

1.2.  ФИО руководителя подразделения;

1.3.   Дата и время поступления документа на согласование;

1.4.  Дата и время возвращения документа;

1.5.  Подпись руководителя  согласующего подразделения.

Блок 3

1)      Рекомендация к подписанию

2)      + отметка о передачи документов в соответствующее подразделение на хранение.        

Мини РДР

Объединив 3 Блока в форму, мы получим:

 Функциональное наполнение (функция «Формы»)

Приступим к функциональному наполнению листа визирования, начнем с Блока № 1

На Листе визирования в месте, где должен стоять номер договора, вставляем текстовое поле (См. запись «Так вот вы какие формы», нажимаем на правую кнопку мыши, в появившимся окне выбираем функцию «Свойства».

В появившимся окне выбираем «Текст справки», далее выбираем вкладку «Клавиша F1» и вносим туда текст, который будет сообщать пользователю данного документа, информацию где он должен получить указный номер (далее подобные процедуры буду именовать  -  «КЛАВИША F1»).

Далее ставим три поля с выпадающими списками: 1) дата; 2) месяц; 3)год.

Заполняем выпадающие списки:  1)  дата  -  с 01 по 31; 2) месяц – с января по декабрь; 3) год с 2010 по на Ваше усмотрение.

Далее, после слов «Полномочия контрагента» ставим «текстовое поле», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «В данном поле указывается полное наименование контрагента в соответствии с его уставом».

После слов «В лице»  ставим «поле текстовое», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «В данном поле указывается ФИО лица (полностью), которое будет подписывать согласуемый документ со стороны контрагента».

После слов «На подписание» ставим «поле с выпадающим списком», а в справку «КЛАВИША F1» Заполняем выпадающий список: 1) договора;  2)дополнительного соглашения; 3) соглашения.

В поле «Деловая цель» ставим «текстовое поле», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст:  « В данном поле указывается цель, которая должна быть достигнута Ответственным подразделением посредством заключения  данного  договора».

В поле «Цена» ставим «текстовое поле», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст:  «В данном поле указывается цена договора с обязательным указанием  – с НДС, без НДС, не облагается НДС».

Функциональное наполнение Блока № 2

Заполняем визовый штамп.

Во всех графах, где указывается должность лица, добавляем «поле текстовое», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «Указывается должность в соответствии со штатным расписанием Общества».

Во всех графах, где указывается ФИО лица, добавляем «поле текстовое», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «Необходимо указывать полное ФИО лица».

Защищаем документ от внесения в него изменений и дополнений (см. запись «Так вот Вы какие формы»).

Таким образом,  мы получили Лист визирования -  эффективный и функциональный инструмент управления рисками.

В продолжение записи «Журнал учета доверенностей»  предлагаю Вашему вниманию описание оставшихся Действий, которые помогут Вам создать эффективный журнал учета доверенностей.

Еще раз обратим внимание на созданную нами систему папок, для размещения документов связанных с работой с доверенностями. И постараемся ответить на следующие вопросы:

1. Все ли Вас устраивает в данной системе?
2. Все ли документы, которые Вы используете в работе с доверенностями, имеют папку для хранения?

После того как Вы ответите на предложенные вопросы, предлагаю Вам провести мозговой штурм с Вашими коллегами (я думаю, что для данной ситуации подойдет метод мозгового штурма  –  «Очный»), для того, чтобы еще раз утвердиться в том, что Ваша система папок идеальна.

Как говориться, одна голова хорошо, а  две лучше.

После того, как мы убедились в идеальности нашей системы папок, приступаем к Действию № 4 создание гиперссылок.

Действие № 4 –  Создание гиперссылок  

Гиперссылка (англ. hyperreference) в компьютерной терминологии — часть гипертекстового документа, ссылающаяся на другой элемент (команда, текст, заголовок, примечание, изображение) в самом документе, на другой объект (файл, директория, приложение), расположенный на локальном компьютере или в компьютерной сети, либо на элементы этого объекта.

Гиперссылка в журнале учета доверенностей позволяет, находясь в журнале, просмотреть текст необходимой доверенности, и оперативно распечатать ее.

Для создания гиперссылки, в созданном нами документе Excel откроем вкладку «Вставка», и выберем значение «Гиперссылка»

Далее, нажимаем на вкладку «Гиперссылка» перед нами открывается окно «Вставка гиперссылки»:

В окне «ТЕКСТ» Вы можете ввести любое удобное Вам для работы значение, которое будет отражаться в ячейке, в которой будет содержаться Гиперссылка.

Если данное окно заполнено не будет, то у Вас будет отражаться полный путь к месту, где находиться Ваш файл.

Для создания Гиперссылки в графе «Папка» выбираем вкладку «Поиск файла», далее переходим в созданную нами систему папок в раздел «Копии доверенностей», находим необходимую нам доверенность и нажимаем клавишу  «ОК».

Для Вашего удобства, рекомендую Вам присваивать копиям доверенностей следующий формат наименования файл, например: «01_Гринько_ВН».

Теперь в окне «Адрес» появился полный путь к файлу. Нажимаем клавишу «ОК».

Сохраняем «Журнал учета доверенностей».

Действие № 5 –  Установка фильтра

Важной целью оптимизации любого процесса является,  в т.ч. и организация быстрого поиска. Согласно канонам СМК (системы менеджмента качества), трата более 30 секунд времени на поиск документа свидетельствует о том, что документ размещен неэффективно.

Предлагаемый Вам подход к решению проблемы, позволит Вам находить документы за 5 -10 секунд, вне зависимости от количества доверенностей которые Вы выдаете.  

Итак, установим фильтр в наш «Журнал учета доверенностей»

Для этого:

1)      Выделим диапазон  ячеек в шапке нашего журнала;

2)      Заходим во вкладку «Данные» и выбираем кнопку «Фильтр» и нажимаем на нее.

Важно!

Если после установки фильтра, он оказался вверху выбранной Вами ячейки, а не внизу это означает, что у вас имеются объединенные ячейки, Вам надо снять фильтр, снять выделение с ячеек, затем поставить фильтр, и после этого осуществить объединение ячеек.

Проверти работу фильтра, если по каким-то причинам, у вас не происходит фильтрации всех ячеек, необходимо снять фильтр, и выделить весь диапазон ячеек повторно, заложив необходимое Вам дополнительное количество ячеек.

Действие № 5 –  Установка уведомления об истечение срока действия доверенности

После того как наш журнал готов к работе, сделаем его удобным для нашего использования, с точки зрения автоматического отслеживания сроков истечения доверенностей, для этого вначале листа выделим ячейку которой присвоим значение, актуальная дата, эта дата будет обновляться каждый раз когда Вы открываете файл.

Обновление даты будет происходить автоматически.   

Для этого, в ячейки нашего файла, под надписью актуальная дата, введите следующую формулу:

«=Сегодня()»

После того как Вы введете данную формулу и нажмете клавишу «Ввод» у Вас в место этой формулы высветится актуальная дата, например «12.07.2010»

После этого Вам необходимо зайти на вкладку «Главная» и выбрать клавишу «Условное форматирование»

Выделяем ячейки, в которые планируется вписать информацию о сроке действия доверенности, с запасом + 300-400 ячеек.

Далее нажимаем на клавишу «Условное форматирование» и выбираем вкладку «Создать правило».

После этого, в появившемся окне выбираем вкладку «Форматировать только ячейки, которые содержат».

В графе «Измените описание правила» выберете значение, меньше (как показано на рисунке 5), а в графе «Создание правила форматирования» сделайте ссылку на ячейку, в которой у Вас содержаться актуальная дата.       

Далее, нажмите на клавишу «Формат» в появившемся окне выберете «Заливка» и установите, например, красный цвет.  

Нажимаем клавишу «ОК»

Теперь все доверенности, срок по которым истек, будут выделяться в Вашей таблице красным цветом.

Таким образом, выполнив всего 5 действий, мы получили эффективный и функциональный журнал учета доверенностей, который позволит Вам не только эффективно находить выданные в Вашем обществе доверенности, но и иметь полную и объективную картину о представителях Вашего Общества и о третьих лицах, перед которыми Ваше Общество представляется.     

Буду признателен, за  вопросы, а также дополнения к журналу, которые позволят увеличить его эффективность.

В рамках данной записи, я остановлюсь на нескольких интересных моментах связанных с работой с доверенностями, и постараюсь предложить свое видение оптимизации данной работе в Обществе. 

Большинству практикующих юристов работа с доверенностями представляется простой и не интересной.  Наверное, на первый взгляд это так.

Однако судить о книжке по обложке, с моей точки зрения, представляется не совсем правильным.

Давайте посмотрим на работу с доверенностями с точки зрения не простого делегирования полномочий, а как на способ управления рисками в Обществе. С одной стороны мы наделяем работника правами, а с другой стороны мы тем самым корректируем его трудовую функцию (или уточняем его трудовую функцию).

Доверенность – это инструмент, с помощью которого можно установить в Обществе систему сдержек и противовесов посредством правильного распределения функционала Поверенных.

Подробно о доверенностях как эффективном инструменте делегирования можно прочитать в статье «Организация эффективного делегирования полномочий на основании доверенностей» Корпоративный юрист № 1, 2009 год.        

В рамках же данной записи предлагаю рассмотреть такие важные и полезные функции Microsoft Excel, как:

1. Создание системы папок под электронный журнал учета доверенностей;
2. Создание электронного журнала учета доверенностей;
3. Создание списков в Microsoft Excel;
4. Создание гиперссылок;
5. Установку фильтра;
6. Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.

Данные навыки помогут нам создать эффективный и функциональный журнал учета доверенностей.

Действие № 1 – создадим систему папок под электронный журнал учета доверенностей!

Для того чтобы наш электронный журнал работал надлежащим образом нам необходимо выделить место на дисковом пространстве сервера и создать в нем систему папок:

Необходимость определения этого действия вызвана тем, что в нашем журнале учета доверенностей будут содержаться гиперссылки на копии доверенностей, которые будут храниться в соответствующей папке.

После того, как вы их создадите гиперссылки, а затем переместите файлы, на которые они ссылаются в другую папку, либо поменяете наименование папки «Копии доверенности» на «Копии» или иное название, созданные Вами гиперссылки перестанут работать.

Важно! Продумайте систему и наименование папок, таким образом, чтобы в дальнейшем исключить риск затраты времени на корректировку гиперссылок.

Действие № 2 – Создание электронного журнала учета доверенностей!

В папке «Журнал учета доверенностей» создаем файл Microsoft Excel «Журнал доверенностей». Начинаем работать на Листе 1, создавая основу журнала.

Определяем столбцы и их название, которое, по Вашему мнению, поможет эффективно использовать журнал учета доверенностей.  

Приведу пример нескольких столбцов электронного журнала учета доверенностей, который я использую в своей работе:

Действие № 3 –  Создание выпадающих списков в Microsoft Excel

Создание выпадающих списков, это эффективный инструмент в работе не только с журналом учета доверенностей, но и в целом с любым документом.

Выпадающие списки в документе Excel, нужны для решения нескольких задач и в том числе таких, как исключение возможности внести в ту или иную ячейку недопустимой информации.

Разберем создание выпадающих списков на примере графы «Способ выдачи».

1)      Определим, что в данной графе возможно выбрать в ячейке только два слова  – «прямой» или «Передоверие».

2)      Создаем в нашем файле «Журнал учета доверенностей «лист 2» и в столбик записываем выбранные параметры:

 Далее выделяем вписанные значения и присваиваем им любое имя, например «прямой» в строке формул (выделено кругом на рисунке).

Нажимаем клавишу «Ввод».

Далее возвращаемся на лист 1 – где у нас находится журнал учета доверенностей и  в ячейке В63 (в моем случае см. рисунок 1) выполняем следующее действие.

Выбираем вкладку «Данные», далее выбираем вкладку «Проверка данных»

В открывшимся окне «Проверка вводимых значений» в графе тип данных выбираем вкладку список.

В графе «Источник» набираем – знак «=» и вводим то значение, которое мы присвоили списку «прямой».

Нажимаем клавишу «ОК».

Оставшиеся действия по подготовке эффективного журнала учета доверенностей

Действие № 4 –  Создание гиперссылок;

Действие № 5 –  Установку фильтра;

Действие № 6 – Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.

… я опишу в следующей записи.

Рад предложить Вашему вниманию, книгу коллектива авторов, в том числе членов Клуба Креативная юриспруденция.

Клуб креативных юристов  организован под руководством Абакшина Алексея!

Коллектив авторов:
Е.Ю. ПУСТОВАЛОВА (рук. проекта и отв. ред.);
А.Ю. СОКОЛОВ – Член клуба «КРЕАТИВНЫХ ЮРИСТОВ»;

В.Н. ГРИНЬКО – Член клуба «КРЕАТИВНЫХ ЮРИСТОВ»;
Е.В. ХИМИЧУК ;
                                                      О.Р. ЗАЙЦЕВ;
                                                      Н.А. СОЛОВЬЕВА.

Благодарю  Всех участников коллектива авторов за совместный труд … и, что безусловно, результат, который говорит сам за себя.

В книге опубликована практика разработки и внедрения стандартов оперативного управления компанией. На базе реализованных проектов авторы делятся опытом построения эффективного функцио нального подразделения (юридической службы), системно рассказывают об используемых для этого инструментах. Договорная и судебно-претензионная работа, due diligence, привлечение внешних консультантов – это лишь некоторые из рассматриваемых в книге вопросов управления рисками и эффективности структурного подразделения соответственно.

В книге также содержится пример успешной реализации проекта по внедрению стандартов в ряде компаний при приобретении бизнеса. Приложения включают в себя как образцы сутевых документов, так и документов по организации необходимых процессов.

 
Книга адресована как топ-менеджерам, руководителям юридических служб и иных функциональных подразделений компаний, инвестиционных фондов, руководителям, партнерам компаний – внешним консультантам, руководителям государственных органов, рейтинговых агентств и торговых площадок, так и практикующим специалистам-исполнителям.

Если Вас заинтересовала данная книга, Вы можете заказать ее, например, в электронном магазине «Библио-Глобус»

Эффективное исковое заявление –  важный элемент в работе практикующего юриста.  Мы все знаем, что написать хорошее  исковое заявление – это реальный труд от которого может зависеть Выиграет ли Ваша компания спор или проиграет.

О подготовке эффективных исковых заявлений Вы можете посмотреть на сайте Алексея Абакшина «Судебная камасутра».

В данной записи я подойду к написанию искового заявления с другой стороны, и попытаюсь предложить Вам, нестандартное для большинства юристов Решение.

Сразу сделаю оговорку, что предлагаемое решение будет эффективно в том случае, если Вы, в силу трудовых обязанностей занимаетесь подготовкой в т.ч. и однотипных исковых заявлений.

Итак, приступим.

Начнем подготовку эффективной формы искового заявления с подготовки его текстового шаблона.

Если у Вас имеется заготовка искового заявления в формате Word  берем ее  за основу.

Распечатываем ее, берем лист и выявляем те показатели, которые у нас в исковом заявлении повторяются, а какие изменяются.

По моим подсчетам неизменным у нас остается следующие показатели:

1. Фирменный бланк организации;
2. Место для наименования суда;
3. Место для указания сведений об Истце;
4. Место для указания сведений об Ответчике;
5. Заголовок Искового заявления;
6. Сам текст искового заявления со ссылками на нормы права;
7. Приложение.

Переменными показателями в такого рода исковых заявлениях чаще всего выступают:

1. Информация об  Ответчике;
2. Основание возникновения обязательства Ответчика (например: № и дата договора, ссылка на счет  и т.п.);
3. Размер неисполненного обязательства;
4. Расчет требований к Ответчику;
5. Размер требований к Ответчику;
6. Размер государственной пошлины.

У Вас может получиться иной перечень, но суть должна оставаться неизменной.

И еще один главный момент, которому Вы должны уделять внимание и помнить, хоть вы и гуманитарий, но Excel –  математическая программа и подчиняется она правилам  формальной логики.

Итак, благодаря предыдущему действию мы выявили постоянные и переменные значения нашего искового заявления.

 Дальше постараемся определиться с диапазоном ячеек, которые необходимы для подготовки искового заявления.

(на самом деле они легко подгоняются через различные функции Excel, но все же я сделаю ряд рекомендаций, отступление от которых ни коем образом негативно не скажешься на Вашем исковом заявлении)

1. Фирменный бланк организации (A5 –  J5);
2. Место для разделительной линии (А6-J6);

(рекомендуемая высота строки 4,5, объединяем ячейки А6-J6 с помощью функции «формат ячеек» выбираем действие «залить ячейки» закрашиваем линию в цвет фирменного стиля Вашей организации либо в черный цвет)

(для вызова функции «формат ячеек» щелкаем на правую клавишу мыши не листе Excel)    

1. Место для наименования суда (G8-11 по J8-11);
2. Место для указания сведений об Истце (в качестве рекомендации, для красоты текста рекомендую место для слова «Истец» F13, место для информации об истце G14-19 по J14-19);
3. Место для указания сведений об Ответчике Истце (в качестве рекомендации, для красоты текста рекомендую место для слова «Ответчик» F20, место для информации об истце G20-23 по J20-23);
4. Место для указания суммы иска (G25 далее пустая ячейка G26 далее ячейка, в которой указывается слово рубли G27);
5. Место для указания размера государственной пошлины (рекомендую для слов «размер государственной» G26 по I26, для слова пошлины G27 далее пустая ячейка, в ячейке I27 слово «рублей»);
6. Заголовок Искового заявления (D30 по G30);
7. Сам текст искового заявления со ссылками на нормы права (размещайте в диапазоне ширина A33 –G33);
8. Приложение (зависит от показателя 9).

Важно! При заполнении текста переменные значения не указывать, а выделять ячейки в тексте «толстой внешней границей».

Итак, у Вас должно получиться примерно следующее:

 В дальнейшем мы спрячем «толстые внешние границы» для того, чтобы при печати наше исковое заявление выглядело привычным для  взгляда судьи.

До этого момента мы делали все тоже самое, что и при подготовке искового заявления в формате Word.  

 А теперь мы расставим формулы, чтобы наше исковое заявление заработало и начало сначала отрабатывать вложенное в него время, а за тем и зарабатывать нам дополнительное время.

Итак:

1. Формула –  заполняем  № и дату договора (ячейка F33), далее по тексту где повторяются эти данные мы включаем следующее значение (=F33), данное значение мы включаем и в текст приложения. Таким образом, заполнив 1 ячейку мы получили заполненную информацию по всему тексту + в приложении.
2. Формула – заполняем ячейку D40, так как в нашем примере сумма долга указана в долларах США, то мы задаем курс доллара США. Результат вычислений мы получаем в ячейке С42 (в которой включена следующая формула – (=(A41+B41)*D41).
3. Формула в ячейки А40 записываем следующую формулу – (=А40).

Таким же образом мы поступаем со всеми данными, которые нам надо размещать по тексту нашего искового заявления.

Отдельно хотелось бы остановиться на расчете государственной пошлины для  примера приведу государственную пошлину взимаемую в судах общей юрисдикции (по аналогии можно написать и формулу для расчета государственной пошлины в арбитражных судах.

«=ЕСЛИ(F61*0,04>=200;(ЕСЛИ(F61<=10000;F61*0,04;(F61-10000)*0,03+400));200)»      

После того как шаблон заявления полностью готов, еще раз его проверяем и сохраняем.

Использую данный шаблон заявления, Вы можете сэкономить значительное количество времени и средств. Вам не надо будет прибегать к дорогостоящим программам и дорогим специалистам, которые будут настраивать эти программы под Вас.

Вложите Ваше время в данную схему и получите прибыль, выражающуюся в самом ценном, что у Вас есть -  в экономии Вашего времени.

Готов ответить на Ваши вопросы и дать подробные комментарии и дополнения к данной статье, которые помогут вам эффективно использовать сведения содержащиеся в ней.

В своих предыдущих записях я остановился  на  инструменте, применяемом абсолютным большинством практикующих юристов – Word.

Данной записью я хотел бы открыть серию статей посвященных программе Excel. Это в действительности очень мощная программа, которая позволяет применять нестандартные подходы к стандартным решениям.  

В своих последующих записях я постараюсь остановиться, и на практических примерах показать некоторые возможности данной программы которые могут быть крайне полезны практикующему юристу.  

Если у вас есть вопросы и предложения по данной тематике, пишите в форум. Постараюсь ответить на поступившие вопросы в первую очередь.

В развитие записи  «Так вот вы какие «формы»   предлагаю Вам попробовать продолжить совершенствование Вашего договора с использованием «форм» программы Microsoft Word.

Предположим, что Вам необходимо осуществить подготовку формы договора, которая позволит Ответственному исполнителю осуществить выбор одного из нескольких значений в каждом поле  формы.

Для этого запустим программу Word. Поставим курсор рядом с вкладкой «Справка» (на любом свободном месте) и нажмем на правую клавишу мыши. В появившемся меню выберете вкладку «Формы» нажмите на левую кнопку мыши на ней. В появившемся меню выберем вкладку «Поле со списком».

 С этого момента начинается определенный элемент творчества, который приведет к созданию неповторимой и одновременно эффективной формы договора.  Мы начинаем анализировать нормы, посвященные конкретному виду договора, судебную практику и выявляем случаи, в которые может попасть Ответственный исполнитель, заполняя Вашу форму.

Таким образом, Вы пытаетесь предугадать на основе анализа практики максимальное количество вариаций для каждого конкретного поля Вашей формы договора.

Попробуем рассмотреть это на примере:

Возьмем разработанную нами форму преамбулы договора из записи  «Так вот вы какие «формы» 

 ДОГОВОР № ___

|||||||||||                                                              |||||||||||               

|||||||||||, реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуемые в дальнейшем «Сторона 1», в лице  |||||||||||,  действующего  на   основании |||||||||||, с одной стороны, и

 ||||||||||| ,реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице |||||||||||, действующего на основании |||||||||||,

с другой стороны, именуемые в дальнейшем каждые в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Теперь попробуем усовершенствовать данную преамбулу  с использованием вкладки  «Поле со списком»

Для этого предлагаю выделить поле, где у нас содержится указание на дату совершения договора, и нажать клавишу «Поле со списком».   

Важно: перед тем как совершить данную операцию Вам необходимо снять защиту с документа (нажать на рисунок желтый замок), зайти в поле (дважды щелкнув по нему левой клавишей мышки) зайти во вкладку «Текст справки», далее нажать на вкладку «Клавиша F1» и на отдельный листок скопировать текст Вашей справки.

На появившемся новом поле формы мы щелкаем дважды  левой клавишей мыши.  Перед нами появляется окно «Параметры поля со списком»

Далее вводим значение «01» и нажимаем клавишу «Добавить». Так вводим значение от 01 до 31. Далее заходим во вкладку «Текст справки», выбираем вкладку «Клавишу F1» и вставляем в окно текст нашей справки.  

Нажимаем клавишу «ОК».

Защищаем документ как это описано в  записи  «Так вот вы какие «формы» 

Таким образом, мы получили возможность ограничить инициативу Ответственного исполнителя и задать ему рамки, в которых он может действовать.

При подготовке договоров с использованием этой методики я столкнулся с определенной сложностью, когда по смыслу условий договора  необходимо дать возможность Ответственному исполнителю вписать иное значение, нежели то, которое мы заложили. Для решения этой проблемы, я предлагаю Вам поступить следующим образом:

Оформив «Поле со списком» мы одной из вариаций предусматриваем, например слова «или» «и» и ставим вслед за «Полем со списком» простое «Текстовое поле» в котором отражаем, например точку.

В этом случае Вам необходимо подготовить соответствующую простую и понятную справку о применении такого поля.

Приведу пример того как это реализуется в тексте договора займа:

Итак, используя вкладку «Поле со списком» мы  можем усовершенствовать наш договор, и он станет более функциональным, простым в использовании  и позволит уже не только Вам, но и Ответственному исполнителю оптимизировать время на его подготовку.

Данная методика позволяет еще дополнительно развивать Ваших Ответственных исполнителей и получать от них информацию необходимую для постоянного совершенствования вашей формы договора.

В случае если Ваши Ответственные исполнители окажутся слишком активными и будут давать большое количество предложений, рекомендую Вам завести соответствующий файл  в котором будут сохраняться данные идеи, и по прошествии 3 месяцев, вы сможете вернуться к данной форме договора, усовершенствовав ее практическими моментами (добавив полученные вами сведения в соответствующие поля формы).

Серию записей о Hi-tech для юриста  я хочу начать с самой первой программы, которая является нашим помощником в каждодневной работе  – Microsoft Word.  

Да с этой программой мы активно начинаем работать со студенческой скамьи (рефераты, курсовые, дипломные и т.д.) и далее на протяжении всей нашей трудовой деятельности. Но так ли много мы на самом деле о ней знаем? Вы никогда не задавали себе вопрос, если это всего лишь текстовый редактор, то зачем над ним трудиться такое значительное количество ученых из разных областей науки по всему миру, и зачем он претерпел столько изменений (Первая версия была написана Ричердом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году).

Предлагаю Вам обратить внимание на следующую полезную функцию Microsoft Word – формы. Данная функция может быть использована, в том числе при подготовке форм договоров, шаблонов писем, справок и иных любых документов, которые Вы готовите.

Сделаем заготовку текста, с которым мы будем работать, например, возьмем за образец преамбулу договора:

ДОГОВОР № ___

(место заключения) 

(дата заключения)

______________________________________, реквизиты котор___ указаны в разделе
    (указать полное фирменное наименование)

«Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 1», в лице _____________________________________,  действующ ____     на           

                                                                             (должность, Ф.И.О. полностью)

основании ____________________, с одной стороны, и ______________________________________,

                                                                                            (указать полное фирменное наименование)

Реквизиты котор____ указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице ____________________________________________, действующ____ на основании_______________,

                   (должность, Ф.И.О. полностью)

с другой стороны, именуемые в дальнейшем кажд____ в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Согласитесь слишком много пробелов, много отступов, текст не носит той информативности которую мы с Вами хотели в него внести, текст при желании может быть изменен любым пользователем и не факт, что эти изменения будут в лучшую сторону.

Попробуем  подойти к написанию преамбулы договора более творчески, используя эффективные функции Word (далее в рамках данной записи под Word  я буду понимать – Microsoft Word 2003).

Для этого Вам необходимо поставить курсор рядом с вкладкой «Справка» (на любом свободном месте) и нажать на правую клавишу мыши. В появившемся меню выберете вкладку «Формы» нажмите на левую кнопку мыши на ней. В появившемся меню выберем вкладку «Текстовое поле» («ab|»).

Далее заменим все пустые поля «Текстовым полем», для этого выделяем, например «(место заключения)» и нажимаем на вкладку «Текстовое поле». И так повторяем везде, где у нас имеются пробелы.

У нас получилось следующее:

ДОГОВОР № ___

|||||||||||                                                                        |||||||||||

|||||||||||, реквизиты которого указаны в разделе
    (указать полное фирменное наименование)

«Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 1», в лице |||||||||||,  действующего     на    основании |||||||||||, с одной стороны, и

            (должность, Ф.И.О. полностью)

|||||||||||, Реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон»

 (указать полное фирменное наименование)

настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице |||||||||||, действующего на основании |||||||||||,

                                                                                           (должность, Ф.И.О. полностью)

с другой стороны, именуемые в дальнейшем каждые в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Но текст еще не совершенен, существует много пробелов, разрывов, надписей, которые после удаления подчеркиваний зависли в воздухе, давайте воспользуемся еще одной функцией поля, которая даст нам возможность устранить эти недостатки.

На сером фоне формы нажмите на правую клавишу мыши и вберете вкладку «Свойства». В левом нижнем углу появившегося поля вы увидите вкладку «Текст справки», нажмите на нее, вы увидите вкладку «Клавиша F1» , зайдите на нее, выберете «Текст справки»,  здесь сделайте соответствующую запись, например, наше первое поле мы создали на мете надписи «место заключения договора», таким образом, наша первая справка будет содержать указание на то, что в данном поле должно быть отражено место заключения договора, со ссылкой на статью 444 ГК РФ. После того как Вы завершили формирование справки нажмите клавишу «ОК».

Проделайте указанную операцию над всеми вкладками без исключения.  Итак, использую вкладку форма, мы смогли получить, на мой взгляд, красивую и функциональную преамбулу к договору, которая содержит все необходимое для ее заполнения любым лицом, не обладающим специальными юридическими познаниями.

ДОГОВОР № ___

|||||||||||                                                              |||||||||||               

|||||||||||, реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуемые в дальнейшем «Сторона 1», в лице  |||||||||||,  действующего  на   основании |||||||||||, с одной стороны, и

 ||||||||||| ,реквизиты которого указаны в разделе «Реквизиты, печати и подписи уполномоченных лиц Сторон» настоящего Договора, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице |||||||||||, действующего на основании |||||||||||,

с другой стороны, именуемые в дальнейшем каждые в отдельности «Сторона», а совместно – «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:

Не забудьте сделать яркую сноску о том, что все поля вашей формы содержат скрытые подсказки, для вызова которых необходимо только нажать на клавишу F1  в том месте, в котором у пользователя возникнет сложность в заполнении.   

После того как все сделано нажмите вкладку защитить форму (выглядит она как желтый маленький замок).

Помните, чтобы Ваш пользователь, заполняя форму, не должен столкнулся с тем, что какое-то поле не содержит подсказки. В противном случае он может начать отвлекать Вас от важных задач, которые Вы выполняете.

Если у Вас возникли вопросы в реализации описанной в настоящей записи функции пишите, я постараюсь ответить на них.