Записи с меткой «Excel для юристов»

ДОГОВОР В ФОРМАТЕ EXCEL (ЧАСТЬ 2) – ЗДРАВЫЙ ПОДХОД!

05.05.2017

автоматизация

Процесс автоматизации форм договоров должен строиться на здравом подходе. Нужна ли нам безграничная автоматизация? Или автоматизация всех существующих в ГК РФ видов договоров?

Хотите ли Вы изначально потратить определенную сумму денег Общества на процесс автоматизации договорной работы, следую за модными трендами, которые все чаще презентуются, или вы хотите разобраться в необходимости автоматизации, пройти часть пути самостоятельно, сформировать свои договоры и определить реальные потребности Общества в автоматизации, например, используя инструменты уже приобретенного Вашей компанией ПО от Microsoft.

По моему убеждению, тотальная автоматизация не приносит никакой пользы ни Обществу, ни юридической службе, за исключением, может быт того, что Общество может с уверенностью заявлять, у нас все формы автоматизированы.

Я рекомендую  до начала запуска процессов по автоматизации пройти небольшой тест и ответить на следующие вопросы:

  1. Сколько договоров заключается в Обществе в год?
  2. Какой процент договоров в Обществе заключается по формам Общества?
  3. Какой процент договоров заключается по формам контрагентов?
  4. Какие подразделения в Обществе заключают  более 25 % всех договоров Общества?
  5. Какие проблемы в Обществе призвана решить автоматизация договорной работы?
  6. Какие плюсы получит Общество от автоматизации договорной работы?
  7. Какие плюсы получит юрист от автоматизации договорной работы?

Решая вопрос об автоматизации договорной работы важно определиться, насколько Обществу необходима функция удаленного доступа к автоматическому договору.

Важно! Автоматические (полуавтоматические) договоры безусловно нужны там, где Общество делает типовые действия (оказание услуг подвижной связи, договоры поставки товаров, договоры технологического присоединения  и т.п.)./

Это как в судебной работе, можно содержать штат сотрудников, которые формируют типовые иски, а можно применять здравый подход и внедрить в деятельность компании Исковые заявления в формате EXCEL.

Прошу очень внимательно отнестись как к данному этапу в целом. По сути, итогом работы по данному этапу станет своего рода техническое задание на автоматизацию, которое позволит отсеять не нужные и не рациональные действия и предложения, а также избежать иных типовых ошибок.

В закладки!

ДОГОВОР В ФОРМАТЕ EXCEL (ЧАСТЬ 1)!

02.05.2017

Договор

В современном мире мы все чаще сталкиваемся с вопросами автоматизации в разных отраслях (сферах и т.п.). Конечно, автоматизация представляется эффективным инструментом, позволяющим компании двигаться вперед, исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, увеличить производительность труда ну и, что греха таить, сэкономить на сотрудниках.

Последнее время все чаще приходится сталкиваться с ситуацией, когда третьи лица готовы предложить бизнесу определенный продукт, который, может быть и хорош, но предлагается он под лозунгом – давайте вложимся сейчас, а в дальнейшем можно будет сэкономить (что также довольно спорно).

Все чаще проходят конференции, на которых можно услышать, что в ближайшее время технический прогресс полностью заменит собой юриста.

Еще удивительнее наблюдать за ситуацией, когда компании приглашают на должность юристов людей без юридического образования, а поясняют это новыми тенденциями и передовым подходом.

Я исхожу из следующего убеждения – несмотря на кажущуюся консервативность нашей профессии, юрист должен быть творцом, каким его воспитывали в стенах ВУЗа, он должен создавать, придумывать и развиваться.

На первый взгляд удобно взять что-то и сказать – вот отличный инструмент, теперь мы будем его применять, и все изменится, работы станет меньше, а жизнь станет проще. На мой взгляд, такой подход и создает видимость того, что в принципе юристов может заменить любой человек, который умеет писать, читать и доступ к системам Консультант Плюс или Гарант. В том числе и отсутствие юридического образования можно отнести сюда же.

Для себя я провел эксперимент, а может юрист взять и разобраться с устройством техники, отремонтировав, например, разбитое мобильное устройство, используя лекции и видео обзоры  с www.youtube.ru? И, уважаемые коллеги, факт на лицо — это возможно и достаточно просто. Так что, следуя существующей логике, предлагается принимать на должности инженеров людей без соответствующего технического образования!

(далее…)

ДОГОВОРНЫЙ ТЕТРИС – ПЕНТАМИНО

11.03.2013

Немного истории. Те́трис (производное от «тетрамино» и «теннис»[2]), англ. Tetris — компьютерная игра, изобретённая в СССР Алексеем Пажитновым и представленная общественности 6 июня 1984 года.

Пентамино́ (от др.-греч. πέντα пять, и домино) — полимино из пяти одинаковых квадратов, то есть плоские фигуры, каждая из которых состоит из пяти одинаковых квадратов, соединённых между собой сторонами («ходом ладьи»). Этим же словом иногда называют головоломку, в которой такие фигуры требуется укладывать в прямоугольник или другие формы.

Как и в идеологии игры Тетрис, в Договорном реестре, также необходимо уложить важные, но при этом разные части «фигуры» в одно целое – в  прямоугольник эффективных данных.

При формировании Реестра, на мой взгляд, необходимо исходить из того, что данный инструмент должен быть максимально эффективным и служить не только для поиска договоров, но и для создания предпосылок к эффективной работе по управлению дебиторской задолженностью.  

Создадим список  «фигур» Реестра.

  1. Номер по порядку;
  2. Дата договора;
  3. Вид договора;
  4. Наименование Контрагента;

  (далее…)

ДОГОВОРНЫЙ ТЕТРИС

06.03.2013

Не знаю причину, но так сложилось, что в ряде Компаний учетом договоров (в т.ч. ведением реестра договоров) занимаются Юридические службы.

Считаю, что ведением Реестра договоров (далее  — «Реестр»), а также хранением договоров должна заниматься только одна служба в Обществе  - Бухгалтерия.

На практике сталкивался с ситуацией, когда Юридические службы целенаправленно пытаются удержать за собой функцию ведения Реестра (исходя из разных соображений).

Встречается и обратная ситуация, когда Руководители Компаний настаивают на том, чтобы реестр договоров в обязательном порядке вела Юридическая служба в т.ч. осуществляла хранение договоров. В этой ситуации необходимо переубедить Руководителя – доказать ему ошибочность такой позиции.

Но, несмотря на то, что Реестр договоров + Хранение договоров — вотчина Бухгалтерии, Юридическая служба также должна уделить внимание Реестру — участвовать в его создании, модернизации (в целях превращения Реестра в эффективный инструмент договорной работы).  

Юридической службе необходимо изучить графы Реестра, установить каким образом ведется нумерация договоров, какие данные вносятся в Реестр.

Если в Компании ведется учет договоров с использованием специализированной программы, то можно сделать техническое задание и попросить разработчика дописать недостающие данные (в случае если установлено, что данных недостаточно). Важно помнить, что любая программа это набор «0» и «1» — следовательно, ее можно и нужно менять под задачи бизнеса.

Если специализированной программы в Обществе нет, то можно использовать имеющиеся в нашем арсенале подручные средства:

(далее…)

База локальных нормативных актов компании!

06.12.2010

Уважаемые Коллеги!

Представляю Вашему вниманию интереснейшую публикацию юриста  крупнейшего Энергетического Холдинга России, Никиты Райдера!

Данная публикация продолжает серию публикаций, посвященную работе юриста в программе Microsoft Excel!

База локальных нормативных актов компании.

Все юридические отделы крупных компаний, в особенности имеющих холдинговую структуру, обязательно сталкиваются с множеством локальных нормативных актов, которые руководят как деятельностью самих юристов, так и деятельностью иных структурных подразделений компании.

Единственной схемой работы с руководящими документами которую я встречал, в контексте необходимости их систематизации, была подшивка их в папку – регистратор, в лучшем случае с рубрикатором, или приложенным алфавитным указателем.

Когда я приступил к исполнению должностных обязанностей на новой работе, на которой работаю в настоящее время, первая проблема с которой я столкнулся — было отсутствие единой базы руководящих документов.

(далее…)