Умный мониторинг!

Продолжая серию записей о работе юриста в Excel, считаю необходимым  привлечь внимание юридического сообщества к теме мониторингов.

Каждая юридическая служба (особенно если это юридическая служба управляющей компании, или компании с разветвленной сетью филиалов и представительств) использует в своей работе мониторинги, при этом для того, чтобы собрать единый  мониторинг юридические службы затрачивают значительное количество времени своих сотрудников.

Данной записью я призываю облегчить труд Ваших специалистов по сбору и обобщению необходимой информации, и сделать данную работу приятной и более эффективной.

Важно!

Не раз в своей практике сталкивался с тем, что компания начинает собирать , по сути, одну и туже информацию посредствам разных мониторингов.

Чтобы избежать такой ситуации в компании необходимо перед внедрением очередного мониторинга проводить совещание, на котором, в том числе поставить вопрос о том, есть ли такая информация уже в компании, для чего данная информация будет использоваться.

Разделим создание мониторинга на 3 части:

Часть № 1 – Техническое задание!  

Для того  чтобы создать умный мониторинг, соответствующее подразделение  должно разработать и представить на утверждение Руководителя юридической службы технической задание, которое должно состоять из следующих разделов:

1. Проект мониторинга, который будут заполнять управляемое общество;
2. Проект сводного мониторинга;
3. Показатели, по которым планируется сводить мониторинг;
4. Визуализация совершенных действий (графики, диаграммы, заметки, рейтинги  и т.д.).

Часть № 2 —  Обработка технического задания!

После утверждения проекта мониторинга происходит его создание.

Создание мониторинга должно осуществляться сотрудниками юридической службы, так как на этом этапе происходит первое погружение и по сути проходит этап доработки мониторинга.

Если Вы делегируете создание мониторинга иной службы Общества, данное действие будет выполнено без погружения в детали и без анализа получающегося результата. Что не всегда хорошо.

Программа для создания умного  мониторинга – Microsoft Excel!

Пример части сводного мониторинга по налогам:

  

Для удобства работы с системой мониторингов, рекомендуется для каждого управляемого Общества, филиала или представительства создавать свой собственный файл, в котором Общество будет в режиме on-line осуществлять заполнение мониторинга.

Система мониторингов должна размещаться на едином ресурсе.

Для создания соответствующего ресурса можно использовать различные площадки. О создании подобной площадки рекомендую прочитать запись партнера сайта, Абакшина Алексея — «Жили-были…».

Часть № 3 – Настройка мониторинга!

Прежде чем приступить к настройке мониторинга, необходимо четко определить систему папок, в которых будут размещаться файлы, названия и расширения соответствующих файлов.

После настройки мониторинга, если вы решите сменить даже один символ в наименовании файла или папки, в которой он расположен – Ваш сводный мониторинг не сможет обрабатывать  информацию, т.к. нарушиться система связей файлов.

Для восстановления системы связей Вам потребуется затратить дополнительное время.    

 После того как проекты мониторингов (сводного и исходного) созданы, необходимо осуществить их  настройку.

Настройка осуществляется посредством создания ссылки из одной ячейки сводного мониторинга на соответствующую ячейку исходного мониторинга.

Приведу пример:

На рисунке сводный мониторинг обозначен «1» исходный «2»

Для создания связи ставим курсор в соответствующую ячейку файла 1 (выделена красным) нажимаем знак «=» и нажимаем на соответствующую ячейку в файле 2 (выделена зеленым) и нажимаем «Enter».

И так  повторяем это действие необходимое количество раз.

Далее используя данные, создаем необходимые графики, диаграммы, гистограммы  и т.д.

Таким образом, после создание и настройки умного мониторинга управляемое общество, филиал, представительство,  заполняя файл, фактически формирует Вам необходимую сводную информации.

Применив В Вашей работе умный мониторинг,  вы сможете:

1. Получать  всегда актуальную информацию;
2. Сэкономить время Ваших специалистов, для новых еще более интересных задач;
3. Избавить Ваших специалистов от части рутинной работы.   

P.S. Точите Ваши правовые топоры!