В записи «Нам макрос жить и служить помогает!» остановился на пользе макросов, в том числе и для организации эффективной корпоративной функции в юридической службе.
В данной записи постараюсь привести пример того, как использование макросов может помочь в организации работы Совета директоров (далее – «СД»).
Как правило, к каждому заседанию СД готовится следующий набор документов:
- Уведомление о проведении заседания СД;
- Общая пояснительная записка;
- Опросный лист;
- Справка о согласовании вопросов повестки дня;
- Проект протокола заседания СД.
В ряде случаев процесс подготовки к заседанию СД выглядит так:
- Функциональное подразделение Общества готовит пояснительную записку по конкретному вопросу повестки дня и предоставляет ее на согласование корпоративному секретарю (далее – «КС»).
- КС проверяет пояснительную записку и при необходимости вносит в нее изменения.
- После согласования материалов, представленных функциональным подразделением, КС направляет их на согласование в комитет СД, с приложением общей пояснительной запиской и проекта уведомления о проведении заседания СД.
- Комитет СД проверяет пояснительную записку по вопросу и при необходимости дает поручение о внесении в нее изменений.
- КС, в случае необходимости, вносит изменения в материалы к заседанию СД и направляет их на повторное согласование в комитет СД;
- Комитет СД рассматривает документы и принимает решение об их согласовании;
- КС готовит справку о согласовании материалов к заседанию СД, опросный лист и направляет их вместе с материалами к заседанию СД на согласование ПСД.
- После согласования материалов с ПСД, КС осуществляет рассылку материалов ЧСД.
- После голосования КС составляет протокол заседания СД.
Основными минусами описанного выше процесса являются:
- Большие трудозатраты – КС вынужден тратить много времени на подготовку «технических» документов (опросный лист, протокол заседания СД и т.п.);
- Ошибки, возникающие в процессе корректировки документов – например, в случае внесения изменений в формулировку вопроса повестки дня необходимо корректировать 5 документов.
В последующих записях постараюсь показать как с помощью макросов можно максимально эффективно оптимизировать работу КС по подготовке материалов к заседанию СД.
Итог наших изысканий — КС будет готовить 1 «базовый» документ (в форме таблицы Excel), а остальные документы будут формироваться автоматически на основе разработанных шаблонов.