Hi-tech в работе юриста

Продолжая серию статей, посвященных использованию функции «Формы» в Microsoft Word, хотел еще раз проиллюстрировать ее пользу для работы практикующего юриста.

Речь в данной записи пойдет о «Листе визирования», как я его называю, или листе согласования, как его именуют в большинстве компаний.   

Я придерживаюсь исключительного мнения, что юрист – это последнее звено согласования договора. Недопустимо чтобы юрист согласовывал договор до того, как договор пройдет согласование со всеми иными согласующими подразделениями Общества.

Важно оговориться, что итогом согласования договоров должна быть виза согласующего лица, отсутствие визы автоматически снижает степень ответственности согласующих лиц и увеличивает наступление неблагоприятных последствий для Компании.

Прежде чем перейти к описанию и функциональному наполнению Листа визирования, предлагаю обсудить, что мы хотим видеть в данном листе и для чего именно эта информация там должна присутствовать.

Для того, чтобы нам выявить эти данные, предлагаю Вам  ответить на следующие вопросы:

1)      Цель подготовки Листа визирования?

2)      Задачи, которые решаются посредством использования Листа визирования?

Прежде чем приступить к подготовке Листа визирования, предлагаю Вам взять лист бумаги и разделить его на 3 графы:  

1. Графа   –  наименование согласующего подразделения.

Перечислите все согласующие подразделения, которые задействованы в процедуре согласования договоров в Вашем Обществе. 

2. Графа -  срок согласования

Укажите срок, который установлен каждому согласующему подразделению для осуществления процедуры согласования.

3. Графа – причины участия данного подразделения в согласовании договоров.

Перечислите минимум 3 задачи, которые решает каждое из перечисленных согласующих подразделений при согласовании проектов договоров.       

Таким образом, перед нами получилась картина, которая отражает реальную ситуацию в процессе согласования договоров в Вашем Обществе.

Лист визирования или визовый штамп?

Давайте обсудим вопрос о необходимости создания листа визирования как отдельного документа, когда в Обществе существует такой механизм как «визовый штамп» или его аналог, подпись всех согласующих лиц в углу на проекте договора.

По моему мнению, «визовый штамп» и подписи на каждом листе проекта договора всех согласующих подразделений является не очень эффективным способом организации работы.

В рамках данной записи приведу следующие доводы в подтверждение своей позиции:

1)      «Визовый штамп» располагается на проекте договора, экземпляре Общества, в нем может содержаться замечания, в том числе которые не нашли решения в тексте проекта договора.

При проведении проверок со стороны государственных органов информация, содержащаяся в «Визовом штампе», могут быть использована во вред Обществу.

2)      Визовый штамп менее функционален, чем Лист визирования.

Если у Вас есть доводы в подтверждение или опровержение  моей позиции, буду признателен если Вы отразите их в комментариях к данной записи.

Лист визирования и злоупотребления.

Ни для кого не секрет, что иногда лица, инициирующие заключение договоров от имени Общества преследуют только свои интересы, а не интересы Общества.

В связи с этим, я предлагаю с помощью Листа визирования сделать еще один шаг навстречу службам безопасности в их работе и предусмотреть в тексте Листа визирования соответствующие условия, направленные на  предупреждение и профилактику таких злоупотреблений.  

Например, предусмотрим в Листе визирования следующие формулировки:

Ставя свою подпись, я подтверждаю и гарантирую, что:

1)      Не имею личной заинтересованности в данной сделке;

2)      Данной сделкой преследую только соблюдение интересов Общества.

Лист визирования = мини РДР

Собирая в единое цело то, что у нас получилось, мы должны помнить и еще об одном важном аспекте, Лист визирования не может существовать в отрыве от правил, которые Вы задаете в регламентирующих документах, направленных на упорядочение договорной работы в Обществе (РДР).

Лист визирования, по возможности должен включать в себя максимально важные показатели, и строиться таким образом, чтобы позволять принять единственно правильное управленческое решение.

Если говорить простыми словами:

 Лист визирования    =   панель приборов Вашего «договорного автомобиля»

РДР – техническое и электронное наполнение «договорного автомобиля» скрытое под капотом.

Теперь постараемся, используя получившуюся «картину» и ответы на поставленные вопросы, создать эффективный инструмент управления рисками в Обществе. 

У меня получилось 7 ключевых показателей, которые мы должны включить в Лист визирования:

Очень важно предусмотреть в Листе визирования сроки, которые согласующие подразделения обязаны  соблюдать при согласовании.

Давайте разделим получившиеся данные на 3 блока:

Блок 1 

1)      Наименование документа;

2)      Полномочия контрагента;

3)      Деловая цель сделки;

4)      Цена сделки;

Блок 2

1)      Визовый штамп;

1.1.  Наименование подразделений (из первой таблицы с 3 графами)

1.2.  ФИО руководителя подразделения;

1.3.   Дата и время поступления документа на согласование;

1.4.  Дата и время возвращения документа;

1.5.  Подпись руководителя  согласующего подразделения.

Блок 3

1)      Рекомендация к подписанию

2)      + отметка о передачи документов в соответствующее подразделение на хранение.        

Мини РДР

Объединив 3 Блока в форму, мы получим:

 Функциональное наполнение (функция «Формы»)

Приступим к функциональному наполнению листа визирования, начнем с Блока № 1

На Листе визирования в месте, где должен стоять номер договора, вставляем текстовое поле (См. запись «Так вот вы какие формы», нажимаем на правую кнопку мыши, в появившимся окне выбираем функцию «Свойства».

В появившимся окне выбираем «Текст справки», далее выбираем вкладку «Клавиша F1» и вносим туда текст, который будет сообщать пользователю данного документа, информацию где он должен получить указный номер (далее подобные процедуры буду именовать  -  «КЛАВИША F1»).

Далее ставим три поля с выпадающими списками: 1) дата; 2) месяц; 3)год.

Заполняем выпадающие списки:  1)  дата  -  с 01 по 31; 2) месяц — с января по декабрь; 3) год с 2010 по на Ваше усмотрение.

Далее, после слов «Полномочия контрагента» ставим «текстовое поле», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «В данном поле указывается полное наименование контрагента в соответствии с его уставом».

После слов «В лице»  ставим «поле текстовое», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «В данном поле указывается ФИО лица (полностью), которое будет подписывать согласуемый документ со стороны контрагента».

После слов «На подписание» ставим «поле с выпадающим списком», а в справку «КЛАВИША F1» Заполняем выпадающий список: 1) договора;  2)дополнительного соглашения; 3) соглашения.

В поле «Деловая цель» ставим «текстовое поле», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст:  « В данном поле указывается цель, которая должна быть достигнута Ответственным подразделением посредством заключения  данного  договора».

В поле «Цена» ставим «текстовое поле», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст:  «В данном поле указывается цена договора с обязательным указанием  — с НДС, без НДС, не облагается НДС».

Функциональное наполнение Блока № 2

Заполняем визовый штамп.

Во всех графах, где указывается должность лица, добавляем «поле текстовое», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «Указывается должность в соответствии со штатным расписанием Общества».

Во всех графах, где указывается ФИО лица, добавляем «поле текстовое», а в справку «КЛАВИША F1» добавляем текст: «Необходимо указывать полное ФИО лица».

Защищаем документ от внесения в него изменений и дополнений (см. запись «Так вот Вы какие формы»).

Таким образом,  мы получили Лист визирования -  эффективный и функциональный инструмент управления рисками.

Метки: договорная работа, Лист визирования, Лист сгласования, Мини РДР, РДР, регламент договорной работы

Запись опубликована 11.08.2010 в 5:18 пп и размещена в рубрике Без рубрики. Вы можете следить за обсуждением этой записи с помощью ленты RSS 2.0. Можно оставить комментарий или сделать обратную ссылку с вашего сайта.