Продолжая серию записей, посвященных вопросам оптимизации договорной работы с помощью программы Microsoft Word, хотел обратить внимание сообщества на такую полезную функцию как «СРАВНЕНИЕ».
Это простой и эффективный инструмент, позволяющий быстро установить различия между первоначальным текстом документа и текстом, который поступил Вам на согласование от контрагента (структурного подразделения).
На первый взгляд – это простая функция, но как показывает опрос моих коллег, не все используют данную функцию на 100%.
Предлагаю еще раз взглянуть на эту функцию и ее составляющие.
Сравнение состоит из 2 (двух) частей:
Часть № 1 – Юридическое примечание;
Часть № 2 — Объединение двух документов.
ЮРИДИЧЕСКОЕ ПРИМЕЧАНИЕ
Используя данный инструмент можно осуществить сравнение документов без их изменения. Итогом такого сравнения будет являться третий документ (если Вы будете использовать значения по умолчанию), в котором будут отражены несовпадающие фрагменты.
Для того чтобы осуществить сравнение по данной схеме, необходимо:
1) Выбрать команду Сравнение двух версий документа (юридическое примечание) (Вкладка «Рецензирование»);
2) В поле Исходный документ укажите (первоначальный документ);
3) В поле Измененный документ выберите документ, который нужно сравнить с уже открытым документом (новый документ, поступивший Вам на согласование).
4) Нажмите «ОК».
ОБЪЕДИНЕНИЕ ДВУХ ДОКУМЕНТОВ
Если в работе с документом принимало участие несколько рецензентов, то эти документы можно комбинировать попрано, пока все исправления редакторов не будут сведены в единый документ.
Для того чтобы осуществить объединение двух и более рецензентов по документам, необходимо:
1) Выбрать команду Объединение исправлений от нескольких авторов (Вкладка «Рецензирование»);
2) В поле «Исходный документ» выберите имя документа, в котором следует объединить исправления из нескольких источников;
3) В поле «Измененный документ» найдите документ, содержащий исправления одного из рецензентов;
4) В поле «Показать изменения» выберите пункт «Исходный документ»;
5) Нажмите кнопку ОК.
Хранить можно только один набор изменений форматирования, поэтому при слиянии нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа.
Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Сравнить и объединить исправления снимите флажок Форматирование.
Метки: Word для юристов, договорная работа, Инструменты договорной работы, Сравнение документов в Word
Владимир Николаевич,
в качестве тем будущих записей предлагаю:
1. Рецензирование документов несколькими специалистами ЮС
2. Инструменты для эффективной совместной работы по подготовке правовых документов
Везёт вам с коллегами — «не все используют функцию сравнения на 100%». У меня, почему-то, подавляющее большинство просто не знают о такой функции и даже если им дать полдня на её поиски — не найдут… как и всё, что выходит за рамки задачи «набить текст». Потому что не знают основных принципов работы с компьютерными программами, не умеют самостоятельно их изучать, а умеют только повторять заученные последовательности элементарных действий.
Так что к вопросу о следующих темах — прочитать бы, как юристов из чайников превращать пусть не в продвинутых, но хотя бы просто уверенных пользователей… А там сами и все функции найдут.
В сегодняшней рассылке Technolawyer информация как раз в тему — пусть и реклама, но сама постановка вопроса показательна. Пишут, почему возможностей сравнения в MS Word недостаточно и нужно специализированное ПО для этого. Пишут причём именно для юристов, нисколько не сомневаясь, что они-то эти функции постоянно используют по полной программе. Кому интересно — можете почитать http://www.workshare.com/collateral/researchstudies/WS_EnsureAccuracy.pdf