Hi-tech в работе юриста

Продолжая серию статей посвященных использованию Microsoft Excel в работе юриста. Я предлагаю Вашему вниманию еще один способ оптимизации Вашей работы – подготовка электронного журнала учета доверенностей.

В рамках данной записи, я остановлюсь на нескольких интересных моментах связанных с работой с доверенностями, и постараюсь предложить свое видение оптимизации данной работе в Обществе. 

Большинству практикующих юристов работа с доверенностями представляется простой и не интересной.  Наверное, на первый взгляд это так.

Однако судить о книжке по обложке, с моей точки зрения, представляется не совсем правильным.

Давайте посмотрим на работу с доверенностями с точки зрения не простого делегирования полномочий, а как на способ управления рисками в Обществе. С одной стороны мы наделяем работника правами, а с другой стороны мы тем самым корректируем его трудовую функцию (или уточняем его трудовую функцию).

Доверенность – это инструмент, с помощью которого можно установить в Обществе систему сдержек и противовесов посредством правильного распределения функционала Поверенных.

Подробно о доверенностях как эффективном инструменте делегирования можно прочитать в статье «Организация эффективного делегирования полномочий на основании доверенностей» Корпоративный юрист № 1, 2009 год.        

В рамках же данной записи предлагаю рассмотреть такие важные и полезные функции Microsoft Excel, как:

1. Создание системы папок под электронный журнал учета доверенностей;
2. Создание электронного журнала учета доверенностей;
3. Создание списков в Microsoft Excel;
4. Создание гиперссылок;
5. Установку фильтра;
6. Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.

Данные навыки помогут нам создать эффективный и функциональный журнал учета доверенностей.

Действие № 1 – создадим систему папок под электронный журнал учета доверенностей!

Для того чтобы наш электронный журнал работал надлежащим образом нам необходимо выделить место на дисковом пространстве сервера и создать в нем систему папок:

Необходимость определения этого действия вызвана тем, что в нашем журнале учета доверенностей будут содержаться гиперссылки на копии доверенностей, которые будут храниться в соответствующей папке.

После того, как вы их создадите гиперссылки, а затем переместите файлы, на которые они ссылаются в другую папку, либо поменяете наименование папки «Копии доверенности» на «Копии» или иное название, созданные Вами гиперссылки перестанут работать.

Важно! Продумайте систему и наименование папок, таким образом, чтобы в дальнейшем исключить риск затраты времени на корректировку гиперссылок.

Действие № 2 – Создание электронного журнала учета доверенностей!

В папке «Журнал учета доверенностей» создаем файл Microsoft Excel «Журнал доверенностей». Начинаем работать на Листе 1, создавая основу журнала.

Определяем столбцы и их название, которое, по Вашему мнению, поможет эффективно использовать журнал учета доверенностей.  

Приведу пример нескольких столбцов электронного журнала учета доверенностей, который я использую в своей работе:

Действие № 3 —  Создание выпадающих списков в Microsoft Excel

Создание выпадающих списков, это эффективный инструмент в работе не только с журналом учета доверенностей, но и в целом с любым документом.

Выпадающие списки в документе Excel, нужны для решения нескольких задач и в том числе таких, как исключение возможности внести в ту или иную ячейку недопустимой информации.

Разберем создание выпадающих списков на примере графы «Способ выдачи».

1)      Определим, что в данной графе возможно выбрать в ячейке только два слова  — «прямой» или «Передоверие».

2)      Создаем в нашем файле «Журнал учета доверенностей «лист 2» и в столбик записываем выбранные параметры:

 Далее выделяем вписанные значения и присваиваем им любое имя, например «прямой» в строке формул (выделено кругом на рисунке).

Нажимаем клавишу «Ввод».

Далее возвращаемся на лист 1 – где у нас находится журнал учета доверенностей и  в ячейке В63 (в моем случае см. рисунок 1) выполняем следующее действие.

Выбираем вкладку «Данные», далее выбираем вкладку «Проверка данных»

В открывшимся окне «Проверка вводимых значений» в графе тип данных выбираем вкладку список.

В графе «Источник» набираем – знак «=» и вводим то значение, которое мы присвоили списку «прямой».

Нажимаем клавишу «ОК».

Оставшиеся действия по подготовке эффективного журнала учета доверенностей

Действие № 4 —  Создание гиперссылок;

Действие № 5 —  Установку фильтра;

Действие № 6 — Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.

… я опишу в следующей записи.

Запись опубликована 21.06.2010 в 12:41 пп и размещена в рубрике Без рубрики. Вы можете следить за обсуждением этой записи с помощью ленты RSS 2.0. Можно оставить комментарий или сделать обратную ссылку с вашего сайта.