Hi-tech в работе юриста

В продолжение записи «Журнал учета доверенностей»  предлагаю Вашему вниманию описание оставшихся Действий, которые помогут Вам создать эффективный журнал учета доверенностей.

Еще раз обратим внимание на созданную нами систему папок, для размещения документов связанных с работой с доверенностями. И постараемся ответить на следующие вопросы:

1. Все ли Вас устраивает в данной системе?
2. Все ли документы, которые Вы используете в работе с доверенностями, имеют папку для хранения?

После того как Вы ответите на предложенные вопросы, предлагаю Вам провести мозговой штурм с Вашими коллегами (я думаю, что для данной ситуации подойдет метод мозгового штурма  —  «Очный»), для того, чтобы еще раз утвердиться в том, что Ваша система папок идеальна.

Как говориться, одна голова хорошо, а  две лучше.

После того, как мы убедились в идеальности нашей системы папок, приступаем к Действию № 4 создание гиперссылок.

Действие № 4 –  Создание гиперссылок  

Гиперссылка (англ. hyperreference) в компьютерной терминологии — часть гипертекстового документа, ссылающаяся на другой элемент (команда, текст, заголовок, примечание, изображение) в самом документе, на другой объект (файл, директория, приложение), расположенный на локальном компьютере или в компьютерной сети, либо на элементы этого объекта.

Гиперссылка в журнале учета доверенностей позволяет, находясь в журнале, просмотреть текст необходимой доверенности, и оперативно распечатать ее.

Для создания гиперссылки, в созданном нами документе Excel откроем вкладку «Вставка», и выберем значение «Гиперссылка»

Далее, нажимаем на вкладку «Гиперссылка» перед нами открывается окно «Вставка гиперссылки»:

В окне «ТЕКСТ» Вы можете ввести любое удобное Вам для работы значение, которое будет отражаться в ячейке, в которой будет содержаться Гиперссылка.

Если данное окно заполнено не будет, то у Вас будет отражаться полный путь к месту, где находиться Ваш файл.

Для создания Гиперссылки в графе «Папка» выбираем вкладку «Поиск файла», далее переходим в созданную нами систему папок в раздел «Копии доверенностей», находим необходимую нам доверенность и нажимаем клавишу  «ОК».

Для Вашего удобства, рекомендую Вам присваивать копиям доверенностей следующий формат наименования файл, например: «01_Гринько_ВН».

Теперь в окне «Адрес» появился полный путь к файлу. Нажимаем клавишу «ОК».

Сохраняем «Журнал учета доверенностей».

Действие № 5 –  Установка фильтра

Важной целью оптимизации любого процесса является,  в т.ч. и организация быстрого поиска. Согласно канонам СМК (системы менеджмента качества), трата более 30 секунд времени на поиск документа свидетельствует о том, что документ размещен неэффективно.

Предлагаемый Вам подход к решению проблемы, позволит Вам находить документы за 5 -10 секунд, вне зависимости от количества доверенностей которые Вы выдаете.  

Итак, установим фильтр в наш «Журнал учета доверенностей»

Для этого:

1)      Выделим диапазон  ячеек в шапке нашего журнала;

2)      Заходим во вкладку «Данные» и выбираем кнопку «Фильтр» и нажимаем на нее.

Важно!

Если после установки фильтра, он оказался вверху выбранной Вами ячейки, а не внизу это означает, что у вас имеются объединенные ячейки, Вам надо снять фильтр, снять выделение с ячеек, затем поставить фильтр, и после этого осуществить объединение ячеек.

Проверти работу фильтра, если по каким-то причинам, у вас не происходит фильтрации всех ячеек, необходимо снять фильтр, и выделить весь диапазон ячеек повторно, заложив необходимое Вам дополнительное количество ячеек.

Действие № 5 –  Установка уведомления об истечение срока действия доверенности

После того как наш журнал готов к работе, сделаем его удобным для нашего использования, с точки зрения автоматического отслеживания сроков истечения доверенностей, для этого вначале листа выделим ячейку которой присвоим значение, актуальная дата, эта дата будет обновляться каждый раз когда Вы открываете файл.

Обновление даты будет происходить автоматически.   

Для этого, в ячейки нашего файла, под надписью актуальная дата, введите следующую формулу:

«=Сегодня()»

После того как Вы введете данную формулу и нажмете клавишу «Ввод» у Вас в место этой формулы высветится актуальная дата, например «12.07.2010»

После этого Вам необходимо зайти на вкладку «Главная» и выбрать клавишу «Условное форматирование»

Выделяем ячейки, в которые планируется вписать информацию о сроке действия доверенности, с запасом + 300-400 ячеек.

Далее нажимаем на клавишу «Условное форматирование» и выбираем вкладку «Создать правило».

После этого, в появившемся окне выбираем вкладку «Форматировать только ячейки, которые содержат».

 

В графе «Измените описание правила» выберете значение, меньше (как показано на рисунке 5), а в графе «Создание правила форматирования» сделайте ссылку на ячейку, в которой у Вас содержаться актуальная дата.       

Далее, нажмите на клавишу «Формат» в появившемся окне выберете «Заливка» и установите, например, красный цвет.  

Нажимаем клавишу «ОК»

Теперь все доверенности, срок по которым истек, будут выделяться в Вашей таблице красным цветом.

Таким образом, выполнив всего 5 действий, мы получили эффективный и функциональный журнал учета доверенностей, который позволит Вам не только эффективно находить выданные в Вашем обществе доверенности, но и иметь полную и объективную картину о представителях Вашего Общества и о третьих лицах, перед которыми Ваше Общество представляется.     

Буду признателен, за  вопросы, а также дополнения к журналу, которые позволят увеличить его эффективность.

Запись опубликована 12.07.2010 в 5:33 пп и размещена в рубрике Без рубрики. Вы можете следить за обсуждением этой записи с помощью ленты RSS 2.0. Можно оставить комментарий или сделать обратную ссылку с вашего сайта.