Hi-tech в работе юриста

Немного истории. Те́трис (производное от «тетрамино» и «теннис»^[2]), англ. Tetris — компьютерная игра, изобретённая в СССР Алексеем Пажитновым и представленная общественности 6 июня 1984 года.

Пентамино́ (от др.-греч. πέντα пять, и домино) — полимино из пяти одинаковых квадратов, то есть плоские фигуры, каждая из которых состоит из пяти одинаковых квадратов, соединённых между собой сторонами («ходом ладьи»). Этим же словом иногда называют головоломку, в которой такие фигуры требуется укладывать в прямоугольник или другие формы.

Как и в идеологии игры Тетрис, в Договорном реестре, также необходимо уложить важные, но при этом разные части «фигуры» в одно целое – в  прямоугольник эффективных данных.

При формировании Реестра, на мой взгляд, необходимо исходить из того, что данный инструмент должен быть максимально эффективным и служить не только для поиска договоров, но и для создания предпосылок к эффективной работе по управлению дебиторской задолженностью.  

Создадим список  «фигур» Реестра.

1. Номер по порядку;
2. Дата договора;
3. Вид договора;
4. Наименование Контрагента;

  (далее…)

Не знаю причину, но так сложилось, что в ряде Компаний учетом договоров (в т.ч. ведением реестра договоров) занимаются Юридические службы.

Считаю, что ведением Реестра договоров (далее  — «Реестр»), а также хранением договоров должна заниматься только одна служба в Обществе  - Бухгалтерия.

На практике сталкивался с ситуацией, когда Юридические службы целенаправленно пытаются удержать за собой функцию ведения Реестра (исходя из разных соображений).

Встречается и обратная ситуация, когда Руководители Компаний настаивают на том, чтобы реестр договоров в обязательном порядке вела Юридическая служба в т.ч. осуществляла хранение договоров. В этой ситуации необходимо переубедить Руководителя – доказать ему ошибочность такой позиции.

Но, несмотря на то, что Реестр договоров + Хранение договоров — вотчина Бухгалтерии, Юридическая служба также должна уделить внимание Реестру — участвовать в его создании, модернизации (в целях превращения Реестра в эффективный инструмент договорной работы).  

Юридической службе необходимо изучить графы Реестра, установить каким образом ведется нумерация договоров, какие данные вносятся в Реестр.

Если в Компании ведется учет договоров с использованием специализированной программы, то можно сделать техническое задание и попросить разработчика дописать недостающие данные (в случае если установлено, что данных недостаточно). Важно помнить, что любая программа это набор «0» и «1» — следовательно, ее можно и нужно менять под задачи бизнеса.

Если специализированной программы в Обществе нет, то можно использовать имеющиеся в нашем арсенале подручные средства:

(далее…)