ДОГОВОРНЫЙ ТЕТРИС

Не знаю причину, но так сложилось, что в ряде компаний учетом договоров (в т.ч. ведением реестра договоров) занимаются Юридические службы.

Считаю, что ведением Реестра договоров (далее  — «Реестр»), а также хранением договоров должна заниматься только одна служба в Обществе  — Бухгалтерия.

На практике сталкивался с ситуацией, когда Юридические службы целенаправленно пытаются удержать за собой функцию ведения Реестра (исходя из разных соображений).

Встречается и обратная ситуация, когда Руководители Компаний настаивают на том, чтобы реестр договоров в обязательном порядке вела Юридическая служба в т.ч. осуществляла хранение договоров. В этой ситуации необходимо переубедить Руководителя – доказать ему ошибочность такой позиции.

Но, несмотря на то, что Реестр договоров + хранение договоров — вотчина Бухгалтерии, Юридическая служба также должна уделить внимание Реестру — участвовать в его создании, модернизации (в целях превращения Реестра в эффективный инструмент договорной работы).  

Юридической службе необходимо изучить графы Реестра, установить каким образом ведется нумерация договоров, какие данные вносятся в Реестр.

Если в Компании ведется учет договоров с использованием специализированной программы, то можно сделать техническое задание и попросить разработчика дописать недостающие данные (в случае если установлено, что данных недостаточно). Важно помнить, что любая программа это набор «0» и «1» — следовательно, ее можно и нужно менять под задачи бизнеса.

Если специализированной программы в Обществе нет, то можно использовать имеющиеся в нашем арсенале подручные средства:

1. Microsoft Excel – эффективный и удобный инструмент для создания Реестра договоров.

Важно отметить, что Excel очень удобен для ведения Реестра, но у него есть ряд недостатков:

1)      Сложно создать справочники подразделений компаний;

2)      Сложно создать справочник контрагентов;

3)      Необходимо использовать специальный макрос для эффективной фильтрации информации в Реестре (обычный фильтр, используемый в Excel, не позволяет достичь желаемого результата в т.ч. когда фильтрация идет по нескольким критериям);

4)      Необходимо использовать специальный макрос для снижения вероятности ввода некорректной информации в реестр.

5)      Сложность в прикреплении к файлу Реестра сканов договоров (а простой способ через гиперссылку не всегда удобен).

Несмотря на недостатки, Excel, при правильной настройке (с использованием макросов), позволяет быть эффективным и бюджетным средством ведения реестра.     

1. Microsoft Access – удобная и эффективная программа для создания Реестра и базы договоров в Компании.

Создавая Реестр в Access вы создаете не только полноценный Реестр но и многофункциональную базу для работы всей Компании. Access очень гибкая программа, поэтому создать с ее помощью Реестр можно для любого бизнеса в т.ч. учесть его специфику и особенности.

 Последовательность создания Реестра:

 Определить графы, которые мы должны включить в Реестр;

1. Нарисовать Реестр;
2. Интегрировать нарисованный реестр в  Access;
3. Настройка Access.

Давайте разберем каждое действие подробнее…