Не знаю причину, но так сложилось, что в ряде Компаний учетом договоров (в т.ч. ведением реестра договоров) занимаются Юридические службы.
Считаю, что ведением Реестра договоров (далее — «Реестр»), а также хранением договоров должна заниматься только одна служба в Обществе - Бухгалтерия.
На практике сталкивался с ситуацией, когда Юридические службы целенаправленно пытаются удержать за собой функцию ведения Реестра (исходя из разных соображений).
Встречается и обратная ситуация, когда Руководители Компаний настаивают на том, чтобы реестр договоров в обязательном порядке вела Юридическая служба в т.ч. осуществляла хранение договоров. В этой ситуации необходимо переубедить Руководителя – доказать ему ошибочность такой позиции.
Но, несмотря на то, что Реестр договоров + Хранение договоров — вотчина Бухгалтерии, Юридическая служба также должна уделить внимание Реестру — участвовать в его создании, модернизации (в целях превращения Реестра в эффективный инструмент договорной работы).
Юридической службе необходимо изучить графы Реестра, установить каким образом ведется нумерация договоров, какие данные вносятся в Реестр.
Если в Компании ведется учет договоров с использованием специализированной программы, то можно сделать техническое задание и попросить разработчика дописать недостающие данные (в случае если установлено, что данных недостаточно). Важно помнить, что любая программа это набор «0» и «1» — следовательно, ее можно и нужно менять под задачи бизнеса.
Если специализированной программы в Обществе нет, то можно использовать имеющиеся в нашем арсенале подручные средства:
